DETERMINA DEL 	
DIRETTORE GENERALE	
	N.	47/DGEN	DEL	28/01/2013		
						
Oggetto: APPROVAZIONE DOCUMENTI AD OGGETTO “ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO  DEL PRESIDIO OSPEDALIERO DI RICERCA”,  CENTRO SERVIZI DIREZIONALI DI STAFF ALLA DIREZIONE STRATEGICA”, “CENTRO SERVIZI AMMINISTRATIVI /TECNICO/LOGISTICI  (ATL)” IE.	

IL 
 DIRETTORE GENERALE	

- . - . -

VISTO il documento istruttorio, riportato in calce alla presente determina, dal quale si rileva la necessità di provvedere a quanto in oggetto specificato;

RITENUTO, per i motivi riportati nel predetto documento istruttorio e che vengono condivisi, di adottare il presente atto;

ACQUISITI i pareri favorevoli del Direttore Sanitario, del Direttore Scientifico e del Direttore Amministrativo, ciascuno per quanto di rispettiva competenza;

- D E T E R M I N A -

1.	di  approvare, per le motivazioni riportate nel documento istruttorio, gli allegati A, B, C, tutti parte integrante e sostanziale del presente atto,  come di seguito precisati:
Allegato A “ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO  DEL PRESIDIO OSPEDALIERO DI RICERCA”;
	Allegato B “CENTRO SERVIZI DIREZIONALI DI STAFF ALLA DIREZIONE STRATEGICA”;
Allegato C “CENTRO SERVIZI AMMINISTRATIVI /TECNICO/LOGISTICI  (ATL)”;

2.	di precisare che quanto contenuto negli allegati A, B, C, di cui al punto 1 hanno efficacia abrogativa rispetto ad ogni eventuale previsione con essi contrastante  e/o incompatibile;

3.	di dare atto che la presente determina non comporta alcun onere di spesa a carico dell’Istituto;

4.	di dare atto che la presente determina non  è sottoposta a controllo regionale: 
della Regione Marche ai sensi del combinato disposto dall’art. 28, comma 2 della L.R.26/96 e s.m.i e dall’art.12 della LR Marche n.21/2006;
della Regione Lombardia ai sensi dell’art. 18  della L.R. Lombardia n. 33/2009;
della Regione Calabria ai sensi della Legge Regionale Calabria n.11/2004 e s.m.i,

5.	di trasmettere il presente atto al Collegio  Sindacale a norma dell’art. 17 della L.R. 26/96 e s.m.i.;

6.	di dichiarare il presente atto immediatamente esecutivo a norma dell’art.28, comma 6, della L.R. 26/96 e s.m.i.

Via Santa Margherita,5 - Ancona, sede legale INRCA

IL DIRETTORE GENERALE
(Dott. Giuseppe Zuccatelli)

Per i pareri infrascritti

IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO			           		 IL DIRETTORE SANITARIO
          (Dott. Luigi Leonarduzzi)     	   				(Dott. Claudio Maria Maffei)

 IL DIRETTORE SCIENTIFICO
(Dott.ssa Fabrizia Lattanzio)

La presente determina consta di  n. 42 pagine di cui n. 37 pagine di allegati che formano parte integrante e sostanziale della stessa.

- DOCUMENTO ISTRUTTORIO -

 U.O. PROTOCOLLO E AFFARI GENERALIi 

Normativa di riferimento:

•	Atto Aziendale - Regolamento di organizzazione (approvato con det. n. 752/2008 e n. 110/2009);
•	Determina n. 473/DG/2008 (Approvazione documento concernente l’organizzazione ed il funzionamento del presidio ospedaliero di ricerca)
•	Determina n. 690/DG del  29/10/2010 (Recepimento del documento dal titolo “Organizzazione della Gestione del Rischi Clinico (GRC))
•	Det   129/ DG del 09/03/2009 (Istituzione Centro Servizi ATL);
•	Det 514/DG del 04/08/2009 (Por Inrca Regione Marche – Amministrazione – Polo Scientifico Tecnologico n. Masera – Istituzione Posizioni organizzative ex art. 20 e 21 ccnl 1998/01 comparto);
•	Det  733/DG del 30/11/2009 ( Approvazione documento “Centro servizi direzionali di staff alla direzione strategica – specifiche organizzative e modifiche alla determina 420/2008);
•	Det 284/DG del 01/06/2011 (Centro Servizi  Direzionali – specifiche organizzative e modifiche alla determina 733/2009 – Centro servizi ATL – specifiche organizzative e modifiche alla determina 129/2009 – modifiche alla determina 514/2009);
•	Det 316 /DG del 25/10/2012 ( Determina n. 284/DGEN/ del 25/10/2011 – Convalida).

PREMESSO CHE: 

•	con le determine n. 752/2008 e n. 110/2009 è stato approvato il Regolamento di organizzazione con valenza di atto aziendale  il quale sancisce i  principi e le disposizioni  relativi al funzionamento del sistema aziendale e successivamente all’adozione di questi sono state approvata dal Direttore Generale determine in merito all’organizzazione interna;
•	con determina n. 420/DG/2008 si è proceduto all’istituzione del Centro Servizi Direzionali di staff alla Direzione Strategica e successivamente tale atto è stato modificato dalla determina n.  733/DG/2009 (Approvazione documento “Centro Servizi Direzionali di staff alla direzione strategica – specifiche organizzative e modifiche alla determina 420/2008”); 
•	con determina n.  129/ DG del 09/03/2009 è stato Istituito il Centro Servizi amministrativi/tecnico/logistici (ATL);  
•	con determina n. 514/DG/2009 il Direttore Generale ha istituito, ai sensi degli artt. 20 e 21 CCNL 1998/2001 area comparto e del  Regolamento degli incarichi di posizione organizzativa – conferimento, valutazione e revoca” (approvato con determina n. 435/DG/2009) le Posizioni Organizzative indicate nell’allegato cartaceo della determina de qua; 
•	con determina n. 26/DG del 08/02/2011 è stato approvato  il “Regolamento del Centro Servizi Direzionali” e il “Regolamento Centro Servizi ATL”; 
•	con determina n. 284/DG del 01/06/2011 sono state apportate delle modifiche nell’assetto organizzativo dell’Istituto. Nello specifico  sono state   modificate le determine n. 733/2009, n. 129/2009  e l’allegato alla determina 514/2009 con un riferimento ad allegati, i quali però non vengono richiamati come parte integrante e sostanziale dell’atto stesso;
•	con determina n. 316/DG del 25/10/2012 sono state apportare delle precisazioni e delle modifiche al dispositivo della determina n. 284/DG/2011 al fine di convalidare le attività e le funzioni svolte successivamente all’adozione di tale determina;
•	che si rende necessarie apportare delle modifiche con particolare riferimento all’organizzazione e al funzionamento del Presidio Ospedaliero di Ricerca, al Centro Servizi Direzionali di Staff alla Direzione Strategica e al Centro Servizi Amministrativi/Tecnico/Logictici (ATL), come, ad esempio, una diversa elencazione delle funzioni degli uffici in essi contenuti; 
•	che è stato avviato un processo per la stesura di un “Testo Unico” che riporti al suo interno specificazioni in merito all’organizzazione e il funzionamento del Presidio Ospedaliero di Ricerca, al Centro Servizi Direzionali di Staff alla Direzione Strategica e al Centro Servizi Amministrativi/Tecnico/Logictici (ATL);

•	che in data 19 dicembre il Collegio di Direzione ha approvato gli allegati al presente atto, che gli stessi sono stati oggetto di informativa sindacale e che il 24 gennaio 2013 sono stati trasmessi con mail allo scrivente ufficio per la predisposizione dell’atto di approvazione; 

per tutto quanto sopra 
SI PROPONE
•	di  approvare, per le motivazioni riportate nel documento istruttorio, gli allegati A, B, C, tutti parte integrante e sostanziale del presente atto,  come di seguito precisati:
Allegato A “ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO  DEL PRESIDIO OSPEDALIERO DI RICERCA”;
     Allegato B “CENTRO SERVIZI DIREZIONALI DI STAFF ALLA DIREZIONE STRATEGICA”;
     Allegato C “CENTRO SERVIZI AMMINISTRATIVI /TECNICO/LOGISTICI  (ATL)”;

•	di precisare che quanto contenuto negli allegati A, B, C, di cui al punto precedente hanno efficacia abrogativa rispetto ad ogni eventuale previsione con essi contrastante  e/o incompatibile;

•	di dare atto che la presente determina non comporta alcun onere di spesa a carico dell’Istituto;

•	di dare atto che la presente determina non  è sottoposta a controllo regionale: 
•	della Regione Marche ai sensi del combinato disposto dall’art. 28, comma 2 della L.R.26/96 e s.m.i e dall’art.12 della LR Marche n.21/2006;
•	della Regione Lombardia ai sensi dell’art. 18  della L.R. Lombardia n. 33/2009;
•	della Regione Calabria ai sensi della Legge Regionale Calabria n.11/2004 e s.m.i,

•	di trasmettere il presente atto al Collegio  Sindacale a norma dell’art. 17 della L.R. 26/96 e s.m.i.;

•	di dichiarare il presente atto immediatamente esecutivo a norma dell’art.28, comma 6, della L.R. 26/96 e s.m.i.

Il Responsabile del Procedimento
Dott.ssa Micaela Tonucci

Il Responsabile della Fase Istruttoria
Dott.ssa Debora Benedettelli

ATTESTAZIONE DEL DIRIGENTE DELLA STRUTTURA
Il Dirigente del U.O. Protocollo ed Affari Generali  attesta che dalla presente determina non derivano spese aggiuntive a carico del Bilancio aziendale.
                                                                                                Il Dirigente

- ALLEGATI -

ALLEGATO A

ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO
 DEL PRESIDIO OSPEDALIERO DI RICERCA

1.	Il Presidio Ospedaliero di ricerca

Il  Presidio Ospedaliero, in attuazione di quanto previsto dalla normativa vigente è articolazione aziendale preposta alla erogazione di prestazioni specialistiche per la diagnosi, terapia e riabilitazione di patologie in fase critica, acuta e sub-acuta, in regime di ricovero e ambulatoriale, nell’ambito delle direttive e degli obiettivi generale e specifici fissati dalla Direzione aziendale.

L’organizzazione del PO-IRCSS quale Presidio Ospedaliero di Ricerca (POR), risponde ai principi dell’appropriatezza e della globalità dell’intervento, nell’ottica dell’approccio assistenziale multidisciplinare mirato a soluzioni articolate ed unitarie al bisogno espresso dall’utente anziano, scambi di attività di ricerca scientifica e di applicazione traslazionale,  alla migliore efficienza operativa.

L’organizzazione è di tipo dipartimentale ed è volta a realizzare l’integrazione delle competenze professionali esistenti, anche attraverso la valorizzazione e lo sviluppo di tecniche interdisciplinari, in funzione del raggiungimento di comuni obiettivi e sulla base di regole e risorse condivise (governo clinico). In particolare l’organizzazione dei dipartimenti finalizza le risorse per una gestione del paziente/utente umanizzata, razionale ed efficace.

Ciascun dipartimento è costituito da strutture organizzative cliniche e di ricerca che svolgono tra loro attività omogenee affini e complementari, comunque interdipendenti nella logica istituzionale dell’IRCCS.  Le strutture non attribuite ai dipartimenti afferiscono direttamente al Direttore Medico  del PO.

L’assetto direzionale del P.O., indipendentemente dalle strutture fisiche che lo compongono, è costituita dal Direttore Medico del P.O. responsabile delle funzioni igienico-organizzative e dal Direttore Amministrativo del P.O., responsabile delle funzioni di coordinamento amministrativo. 
Per le attività di governo e gestione generale del PO sono costituite le Direzioni Mediche e le Direzioni Amministrative; le Direzioni possono procedere all’articolazione interna in funzione delle specificità di  materie  trattate ovvero di particolari tematiche da presidiare.
Nel caso il Direttore Medico di P.O. sovrintenda a più strutture, lo stesso può individuare dirigenti medici, quali referenti locali,  che assicurino la coerenza delle attività delle strutture con gli obiettivi del Presidio Ospedaliero; analogamente il Direttore Amministrativo di PO può individuare operatori ATL.

Il Direttore  Medico ed il Direttore  Amministrativo concorrono, secondo le rispettive competenze, al conseguimento degli obiettivi fissati dalla Programmazione Aziendale. Tra i Direttori, il Direttore Generale individua il Direttore del Presidio con compiti di rappresentanza esterna. 

Il Direttore Generale individua nel Direttore Medico di Presidio il Datore di Lavoro, dandone  specifica delega ai sensi della determina n.  131/DGEN/08 “Individuazione  del Datore di Lavoro  e conferimento delle deleghe ai Dirigenti Responsabili di Sede, ai Dirigenti di U.O. ed alle altre funzioni dell’INRCA ai sensi dell’art. 2 del DLGS 626/94  e s.m.i.”; il  Direttore delegato è sovraordinato a  tutto l’assetto direzionale del PO.

Il Presidio Ospedaliero si articola nel modo seguente:
•	Direzione Medica;
•	Direzione Amministrativa;
•	Strutture dipartimentali:
o	U.O. clinico-assistenziali;
o	U.O. diagnostico- strumentali;
o	Centri e laboratori di ricerca
•	Coordinamenti servizi infermieristici e tecnici;
•	Farmacia ospedaliera.

Le strutture dipartimentali  e le altre unità organizzative  vengono attivate da provvedimenti del Direttore Generale, su proposta del Direttore Sanitario e del Direttore Scientifico per competenza, in armonia con i piani sanitari regionali. Nell'ambito del provvedimento di attivazione il Direttore Generale procederà all'eventuale personalizzazione degli schemi organizzativi generali riportati nel Regolamento di Organizzazione.

Le  attività e la complessità delle  Unità Operative, funzionali alle esigenze strategiche e operative clinico-assistenziali e di ricerca,  sono individuate sulla base di soglie operative consistenti nei livelli minimi di attività, definiti sia con criteri di essenzialità, efficacia assistenziale ed economicità nell’impiego delle risorse professionali, sia di funzionalità e di coerenza con le esigenze programmatorie definite.

Funzioni della Direzione medica di presidio (UOC)

Il Direttore Medico di Presidio Ospedaliero (DMPO)

Il Direttore Medico è responsabile dell’andamento generale del PO e dei risultati da esso conseguiti sotto l’aspetto organizzativo ed igienico-sanitario. E’ nominato dal Direttore Generale; la durata dell’incarico è quinquennale ed è rinnovabile. Il rinnovo o il mancato rinnovo sono disposti con provvedimento motivato dal Direttore  Generale previa verifica dell’espletamento dell’incarico con riferimento agli obiettivi affidati ed alle risorse attribuite. Il Direttore Medico negozia con il Direttore Generale il budget del P.O. per il raggiungimento degli obiettivi di pertinenza.

Le competenze che vengono poste in capo al DMPO hanno carattere trasversale e di supporto rispetto alle strutture operative del Presidio e, tra le principali competenze vanno segnalate:
•	lo svolgimento delle procedure di coordinamento delle attività ospedaliere al fine di conseguire i livelli di efficienza ed efficacia conformi agli standard stabiliti dalla Direzione Generale; 
•	il controllo circa il regolare svolgimento delle attività di accettazione e dimissione e delle attività sanitarie nel loro insieme; 
•	la necessaria integrazione delle attività ospedaliere con quelle svolte a livello extraospedaliero;
•	al conseguimento, unitamente al DAPO, degli obiettivi fissati dal Direttore Generale.

Missione

•	Assicurare che l'operatività sanitaria si svolga in condizioni ambientali e organizzative, sotto il profilo igienico e sotto il profilo della garanzia di qualità, secondo gli standard predefiniti e, comunque,  secondo le norme di legge.

Principali funzioni

•	collaborare alle fasi di valutazione del fabbisogno assistenziale e di pianificazione del livello di prestazioni da parte dei servizi preposti;
•	gestire le strutture organizzative non attribuite ai Dipartimenti;
•	supportare, unitamente alla DAPO, l’Ufficio tecnico aziendale nella predisposizione del piano degli investimenti strutturali, da proporre al Direttore Generale., esprimendo parere sulle trasformazioni edilizie, pareri sulla acquisizione di attrezzature  e tecnologie sanitarie   attraverso la partecipazione al Board aziendale specifico e consulenza sulle trasformazioni edilizie;
•	organizzare le attività dei poliambulatori multidisciplinari;
•	garantire la omogeneità delle procedure ed unificare i criteri di gestione nei diversi poli eventualmente costituenti il PO;
•	coordinare la definizione da parte dei Direttori dei Dipartimenti ospedalieri dell’offerta e dell’organizzazione delle prestazioni da erogare secondo le indicazioni della programmazione aziendale;
•	promuovere e coordinare lo sviluppo delle iniziative atte a tutelare la “privacy”, ferme restando le competenze attribuite dalla legge ai Responsabili del trattamento ed in collaborazione con l’ufficio di staff competente, vigilando sul rispetto della riservatezza dei dati sanitari e verifica dell’avvenuto consenso dell’interessato per il legittimo trattamento dei dati sensibili;
•	sovrintendere all’impiego razionale e integrato delle risorse tecnico-professionali assegnate al PO nel suo complesso e ai singoli Dipartimenti;
•	fungere da supporto tecnico per i Direttori di Dipartimento per gli aspetti organizzativi e gestionali dell’attività di ricovero ed ambulatoriale. In particolare tale funzione si esplica nell’analisi qualitativa e tecnico sanitaria dei dati di produzione ospedaliera ed ambulatoriale., elaborato dal Controllo di Gestione con la quale  opera in stretta collaborazione nella materia in oggetto; 
•	promuovere iniziative di formazione, aggiornamento, didattica e promozione alla salute;
•	promuovere progetti di ricerca da proporre al Direttore Scientifico;
•	vigilanza sulla  corretta tenuta e conservazione della cartella clinica e di ogni altra documentazione sanitaria;
•	adozione dei provvedimenti di polizia mortuaria;
•	rilascio di pareri e consulenze medico-legali per l’attività ospedaliera;
•	organizzazione delle attività relative alla donazione e al trapianto di organi;
•	analisi e valutazione dell’appropriatezza delle risorse ospedaliere (PRUO);
•	vigilanza sull’attività libero professionale intra moenia;
•	predisposizione della relazione annuale sull’attività svolta ed i risultati conseguiti nell’ambito dell’organizzazione del PO;
•	curare l'esecuzione di tutti i compiti che la legge pone a carico della figura del DMPO, in coerenza con l'assetto organizzativo definito dalle LL.RR  di settore;
•	vigilanza su tutti gli aspetti igienico sanitari che riguardano la erogazione dei servizi alberghieri e di comunità;
•	collaborare con la direzione del Dipartimento delle professioni affinché  l’organizzazione del personale di assistenza sia coerente con le direttive di produzione aziendali;
•	promuovere sulla base delle deleghe ricevute e comunque in collaborazione con il  Direttore Amministrativo, azioni per la sicurezza organizzate  all’interno del Presidio;
•	applicare le direttive impartite dal  Direttore Sanitario con il quale si rapporta e collabora costantemente.

Al Direttore Medico competono inoltre le seguenti funzioni tecnico igienistiche:
-	controllo e sorveglianza igienica dei servizi di ristorazione, lavanolo, pulizie e igiene ambientale, a gestione diretta o appaltati;
-	controllo sulla gestione dei rifiuti ospedalieri;
-	sorveglianza e controllo delle infezioni ospedaliere con definizione delle strategie e dei protocolli in sintonia con il Comitato preposto;
-	definizione e controllo dei protocolli delle attività di disinfezione, disinfestazione e sterilizzazione.

Sono decentrate alla Direzione medica del PO  le seguenti attività relative al personale:
•	gestione organizzativa del personale medico, sanitario, tecnico e amministrativo  afferente;
•	supporto all’U.O. del Personale nei rapporti con le organizzazioni sindacali;

In collaborazione con la DAPO:
•	collabora con l’URP per la segnalazione di disservizi legati alle attività afferenti e sulle quali esercita il controllo e la vigilanza  a seguito di esternalizzazione, anche attraverso l’utilizzo di questionari di gradimento per rilevare i livelli di soddisfazione espressi dall’utenza;
•	individua gli indicatori di qualità dei servizi erogati, anche da terzi,  per poter esercitare un attento e costante controllo di qualità delle prestazioni  e dei servizi anche con riferimento alla personalizzazione ed umanizzazione dell’assistenza, del comfort alberghiero, del diritto all’informazione;
•	promuove il processo di umanizzazione degli ambienti  migliorando il comfort alberghiero nelle stanze di degenza, nelle sale di attesa, nei servizi di diagnosi e cura;
•	assicura l’orientamento del cittadino nella struttura attraverso un costante aggiornamento, unitamente all’Ufficio Tecnico, della segnaletica direzionale interna ed esterna; l’attivazione di un efficace sistema di informazione sulla quantità e qualità delle prestazioni erogate, sulle tariffe  e sulle diverse modalità di accesso ai servizi di diagnosi e cura e ai servizi amministrativi;
•	partecipa alla revisione periodica della dotazione organica del presidio sulla base dei carichi di lavoro, in coerenza con l’evoluzione tecnica e organizzativa in atto, i piani di sviluppo adottati e gli obiettivi aziendali.

Funzioni della Direzione Amministrativa di presidio (UOC)

Il Direttore Amministrativo di Presidio Ospedaliero (DAPO)

Il Direttore Amministrativo garantisce le funzioni amministrative tecnico logistiche  generali e specifiche delegate.
E’ nominato fra il personale di posizione dirigenziale dal Direttore Generale su proposta del Direttore Amministrativo aziendale. La durata dell’incarico è quinquennale ed è rinnovabile. Il rinnovo o il mancato rinnovo sono disposti con provvedimento motivato dal Direttore Generale previa verifica dell’espletamento dell’incarico con riferimento agli obiettivi affidati ed alle risorse attribuite. Il Direttore Amministrativo negozia con il Direttore Generale il budget per il raggiungimento degli obiettivi di pertinenza.

Le competenze che vengono poste in essere al DAPO hanno carattere trasversale e di supporto rispetto alle strutture operative complesse e semplici del Presidio e delle altre strutture assegnate e, tra le principali competenze vanno segnalate:
•	lo svolgimento delle procedure di coordinamento delle strutture costituenti il PO al fine di conseguire i livelli di efficienza ed efficacia conformi agli standard stabiliti dalla Direzione Generale; 
•	al conseguimento, unitamente al DMPO, degli obiettivi aziendali.

Missione

•	Espletare le attività  proprie e le attività decentrate delle direzioni ATL centrali secondo le modalità operative definite, assicurando alle unità operative la piena funzionalità dei servizi di supporto di competenza. In questo ambito la DAPO svolge un ruolo di facilitatore tra le esigenze di supporto amministrativo delle strutture e l’Amministrazione Centrale.

Principali funzioni

•	supportare, unitamente alla DMPO, l’U.O.Tecnico aziendale nella predisposizione del piano degli investimenti strutturali, da proporre al Direttore Generale;
•	nell’ambito del coordinamento garantito dall’U.O. Controllo di Gestione, supportare le UU.OO. nella fase della programmazione e definizione del budget, nel monitoraggio dell’andamento economico e nell’analisi degli scostamenti;
•	supportare amministrativo alla DMP per l’accettazione, i trasferimenti e le dimissioni;
•	provvedere alla gestione amministrativa della libera professione relativa alle attività di ricovero e ambulatoriali;
•	provvedere alle richieste di rimborso alla Regione, alla Prefettura o al paziente per ricoveri di cittadini stranieri non aventi diritto all’assistenza, provvedere alla gestione dei ricoveri degli stranieri convenzionati;
•	curare le attività di recupero dei crediti relativi alle attività ambulatoriali, provvedendo ai solleciti di pagamento fino alla fase di costituzione in mora dell’utente ed al relativo incasso delle somme dovute; decorsi i termini previsti per il pagamento senza che l’utente vi abbia provveduto si invia all’UO Legale per quanto di competenza;
•	provvedere alla emissione direttamente dalla cassa delle fatture per prestazioni a pagamento;
•	gestire per la parte di competenza amministrativa, le funzioni di Accettazione e Cassa dei presidi, e in collaborazione con la Direzione medica, le funzioni CUP;
•	provvedere alle attività di cassa (rendicontazione, gestione fondo cassa ed incassi sportellisti, gestione bollettari cartacei libera professione) in base a quanto previsto dai regolamenti interni e in collaborazione con l’UO Bilancio;
•	promuovere sulla base delle deleghe ricevute e comunque in collaborazione con il Direttore Medico, azioni per la sicurezza organizzate  all’interno del Presidio.

Sono decentrate alla Direzione Amministrative del PO le seguenti attività:
per l’area amministrativa generale:
•	tenuta dei protocolli locali e gestione della posta di competenza ospedaliera;
•	riscossione delle entrate e gestione della documentazione amministrativa in connessione con servizi a livello locale (pagamento ticket, ecc.);
•	aggiornamento e manutenzione dell’archivio informatico dei beni mobili e immobili, in stretta collaborazione, per le parti di propria pertinenza, con l’U.O. Bilancio e U.O. Tecnico;
•	supporto amministrativo per le convenzioni con associazioni di volontariato di pertinenza dei POR;
•	gestione amministrativa convenzioni Tirocini di pertinenza POR;
•	gestione amministrativa Eredità/Donazioni relativa al POR, nei limiti previsti nella det. 736/2009 e comunque per destinazioni diverse dall’attività di ricerca;
•	gestione portineria e centralino.

per l’area personale:
•	gestione del rapporto di impiego dei dipendenti del Presidio Ospedaliero ai fini di una corretta applicazione degli istituti contrattuali vigenti, all’osservanza del Regolamento e delle disposizioni interne dell’Ente;
•	gestione sistema di  rilevazione delle presenze e assenze codificate e svolte secondo la normativa contrattuale di riferimento per la parte di propria competenza come definito dall’U.O. Personale;
•	controllo e archivio della documentazione giustificativa del personale PO;
•	gestione dei minus e plus lavorativi del personale PO;
•	gestione turnistica personale amministrativo e tecnico eventualmente afferente;
•	comunicazione dei dati variabili per la liquidazione della retribuzione;
•	presa d’atto programmazione annuale pronta disponibilità, predisposta dal DMP;
•	applicazione del diritto alla mensa;
•	raccolta della documentazione fornita dal dipendente, ai fini dell’invio all’U.O. Personale, unica deputata alla gestione e alla tenuta del fascicolo per dipendente;
•	supporto all’U.O. Personale nei rapporti con le organizzazioni sindacali;
•	applicazione dei diritti sindacali: permessi, assemblee, affissioni, messa a disposizione dei locali;  
•	invio telematico pemessi sindacali al Dipartimento Funzione Pubblica del PO;
•	gestione part time personale DAPO;
•	aspettative senza assegni a carattere vincolato;
•	aspettative senza assegni a carattere discrezionale relative al personale amministrativo;
•	aspettative senza assegni a carattere discrezionale relative al personale tecnico;
•	presa d’atto aspettative senza assegni a carattere discrezionale riguardanti il personale sanitario;
•	riconoscimento 150 ore diritto allo studio personale DAPO;
•	assunzione servizio personale DAPO (istruttoria e comunicazione telematica al Centro Impiego Regionale);
•	cessazione servizio personale DAPO (istruttoria e comunicazione telematica al Centro dell’Impiego Regionale);
•	gestione infortuni sul lavoro delle sedi territoriali (a INAIL e Questura di Zona);
•	gestione liquidazione missioni e biglietteria TRENITALIA del Presidio Ospedaliero;
•	gestione avvisi pubblici Presidio Ospedaliero;
•	gestione sistema di rilevazione dei crediti formativi ECM del Presidio Ospedaliero;
•	monitoraggio e invio dati riepilogativi di malattia e infortuni  all’Ufficio di Sorveglianza Sanitaria (D.Lgs. 81/2008;

per l’area acquisti:
•	gestione del servizio locale di cassa economale 
•	collaborazione con l’U.O. Bilancio nel  processo di liquidazione delle fatture passive, al fine di risolvere le incongruenze esistenti tra gli ordini emessi e le bolle di carico inserite in sede e le fatture passive, sempre registrate in amministrazione centrale;
•	acquisti in economia secondo le competenze e l’entità massima fissata dal Direttore Generale con apposita regolamentazione. Per queste spese la DAPO provvede al disbrigo di tutte le pratiche amministrative gestionali ad esse relative. In particolare stipula del contratto, emissione dell’ordine, inserimento della bolla di ricevimento merce (o avvenuto servizio), riscontro della bolla con l’ordine;
•	ordinativi di acquisti per le esigenze locali, relativamente a beni e servizi per i quali sono accreditati fornitori, definiti i listini e le condizioni di fornitura, nell’ambito dei budget delle uu.oo.;
•	gestione e attivazione delle consegne dei beni gestiti dal magazzino di PO;
•	riscontro quantitativo e qualitativo dei beni e dei servizi ricevuti, eventualmente con il supporto dello specialista utilizzatore e inserimento nel sistema informativo aziendale della bolla di ricevimento merce e/o di avvenuta esecuzione del servizio, con associazione della stessa all’ordine precedentemente emesso;
•	gestione amministrativa dei servizi, appaltati o a gestione diretta, di mensa, lavanderia e il guardaroba, pulizie e smaltimento rifiuti, garantendo il rispetto dei termini contrattuali inerenti anche la salvaguardia della qualità e dei volumi dei servizi resi, attivandosi ogni qualvolta riceva segnalazione di disservizi o lo ritenga necessario.

Per il POR di Ancona, l’area acquisti è attribuita interamente all’UO Acquisti e Logistica in applicazione della determina n. 247/2012, mentre la DAPO del medesimo POR garantisce le funzioni di amministrazione generale e personale anche del PTS. 

In collaborazione con la DMPO:
•	collabora con l’URP per la segnalazione di disservizi anche attraverso questionari di gradimento per rilevare i livelli di soddisfazione espressi dall’utenza;
•	individua gli indicatori di qualità dei servizi erogati, anche forniti da terzi, per poter esercitare un attento e costante controllo di qualità delle prestazioni  e dei servizi anche con riferimento alla personalizzazione ed umanizzazione dell’assistenza, del comfort alberghiero, del diritto all’informazione;
•	promuove il processo di umanizzazione degli ambienti  migliorando il comfort alberghiero nelle stanze di degenza, nelle sale di attesa, nei servizi di diagnosi e cura;
•	assicura l’orientamento del cittadino nella struttura attraverso un costante aggiornamento, unitamente all’ufficio tecnico. della segnaletica direzionale interna ed esterna; l’attivazione di un efficace sistema di informazione sulla quantità e qualità delle prestazioni erogate, sulle tariffe  e sulle diverse modalità di accesso ai servizi di diagnosi e cura e ai servizi amministrativi;
•	Partecipa alla revisione periodica della dotazione organica del presidio sulla base dei carichi di lavoro, in coerenza con l’evoluzione tecnica e organizzativa in atto, i piani di sviluppo adottati e gli obiettivi aziendali.

Strutture dipartimentali

L’Istituto  assume il modello dipartimentale quale strumento organizzativo portante per raggiungere il massimo grado di flessibilità e di integrazione nell’attività aziendale.

Le più recenti indicazioni regionali e nazionali identificano nella ricerca traslazionale l’attività propria degli  IRCCS, istituzioni a cerniera tra la ricerca scientifica e l’assistenza sanitaria.
Questa “missione specifica” si riflette anche sul piano organizzativo dove ciascuno dei dipartimenti, è costituito dall’aggregazione di unità operative  assistenziali e di ricerca. L’obiettivo principale dei dipartimenti è infatti la convergenza di competenze di varie unità  operative per consentire la più stretta integrazione tra attività di ricerca scientifica ed attività clinico-assistenziale. 

L’Istituto approva un regolamento tipo quale modello di riferimento a cui ciascun Direttore di Dipartimento deve ispirarsi per proporre alla Direzione Generale lo specifico regolamento organizzativo funzionale della struttura cui è preposto.

I Direttori di Dipartimento sono nominati dal Direttore Generale, individuati su una terna, proposta dal Comitato di Dipartimento  tra i Dirigenti delle strutture complesse afferenti  al  Dipartimento.
Il governo del Dipartimento è assicurato dal Direttore del Dipartimento, dal Comitato, organo collegiale presieduto dal Direttore  e dall’Assemblea  del Dipartimento.

La composizione, le funzioni e le modalità di funzionamento dei Dipartimenti sono definite nei regolamenti organizzativi.

Le strutture ed organizzazioni operative si suddividono in:

•	strutture complesse (UOC) e strutture semplici (UOS) all’interno della UOC e quindi definite “di base” o dipartimentali (UOSD) intese quali articolazioni di norma mono-funzionali dotate di proprio budget seppur nell’ambito del budget dipartimentale; ogni struttura coincide (salvo diverse necessità da indicarsi sul  regolamento aziendale) ad un “centro di costo”. 
•	Le strutture a prevalente attività di ricerca assumono la denominazione, rispettivamente, di Centro e di Laboratorio di ricerca.

Funzioni delle Unità operative clinico-assistenziali (UOC, UOS, UOSD)

Missione

•	Erogare i servizi sanitari in regime di degenza ordinaria e diurna in regime ambulatoriale a pazienti critici acuti e post-acuti, nell'ambito delle competenze specialistiche definite, assicurando qualità nella prestazione, soddisfazione nell'utente ed equilibrio economico in relazione al case-mix gestito secondo le direttive aziendali.

•	Svolgere attività di studio e di ricerca promossa dal Direttore Scientifico.

Principali funzioni

•	Organizzare le risorse assegnate in modo da erogare servizi in attuazione dei protocolli diagnostici e terapeutici in vigore, in osservanza delle procedure di garanzia della qualità e delle disposizioni igienico-sanitarie rilevanti, nella salvaguardia dell'autonomia professionale e del codice di etica professionale, garantendo in modo costante e continuativo un apporto qualitativo all’attività di ricerca, in linea con le strategie della Direzione Scientifica.

•	Partecipare alla definizione dei protocolli diagnostici e terapeutici e alle procedure di garanzia di qualità che coinvolgano l'unità operativa, garantendo una visione equilibrata fra le scelte sanitarie e gestionali dell'unità e le stesse scelte che fanno capo alle altre unità operative coinvolte.

•	Definire, in accordo con il Direttore Sanitario e con la Direzione di PO, gli standard di prestazione e di operatività delle apparecchiature e delle strutture tecniche assegnate sia ai fini dell'attivazione delle procedure di approvvigionamento, che all'installazione delle apparecchiature e delle strutture tecniche con produzione di documentazione ufficiale di riscontro funzionale di quanto installato. Sorvegliare la permanenza nel tempo degli standard di prestazione e di operatività delle attrezzature e delle strutture tecniche ed attivare i servizi che presiedono alla loro manutenzione.

•	Coordinare gli aspetti tecnico-professionali del personale medico dipendente e convenzionato garantendo fungibilità fra gli operatori, adeguatezza delle competenze al caso trattato e continuità dell’assistenza.
Assicurare il costante aggiornamento tecnico-professionale in relazione al case-mix trattato e la partecipazione alle scelte di politica sanitaria sviluppate dall'unità operativa.

•	Sovrintendere, con la collaborazione del personale di coordinamento e/o organizzativo del ruolo sanitario, all'organizzazione complessiva del lavoro nell'ambito dell'unità operativa ed attivare di conseguenza l'operatività del personale infermieristico ed ausiliario, nel rispetto delle modalità organizzative definite.

•	Sviluppare e trasmettere il know-how acquisito attraverso la gestione dei casi trattati, anche attraverso  specifiche attività di ricerca autorizzate.

•	Utilizzare le risorse e i supporti sanitari comuni in armonia con le regole definite, perseguendo sistematicamente l'integrazione multidisciplinare e l'interesse dell'utenza.

•	Proporre ed implementare, in accordo con il Direttore Scientifico, progetti di ricerca biomedica, clinica, osservazionale e gestionale nelle aree di competenza e nel rispetto delle norme in vigore;

•	Definire le modalità operative di continuità dell’assistenza da concordare con i servizi territoriali.

Funzioni delle Unità operative di diagnostica strumentale (UOC, UOS, UOSD)

Missione

•	Erogare i servizi sanitari a pazienti  interni ed esterni, nell'ambito delle competenze specialistiche definite, assicurando qualità nella prestazione, soddisfazione nell'utente ed equilibrio economico in relazione al case-mix gestito secondo le direttive aziendali. 

•	Svolgere attività di studio e di ricerca promossa dal Direttore Scientifico identificando i referenti di progetto.

Principali funzioni

•	Organizzare le risorse assegnate in modo da erogare servizi in attuazione dei protocolli diagnostici e terapeutici in vigore, in osservanza delle procedure di garanzia della qualità e delle disposizioni igienico-sanitarie rilevanti, nella salvaguardia dell'autonomia professionale e del codice di etica professionale.

•	Partecipare alla definizione dei protocolli diagnostici e terapeutici e alle procedure di garanzia di qualità che coinvolgano l'unità operativa, garantendo una visione equilibrata fra le scelte sanitarie e gestionali dell'unità e le stesse scelte che fanno capo alle altre unità operative coinvolte.

•	Definire, in accordo con il Direttore Sanitario e con la Direzione di PO, gli standard di prestazione e di operatività delle apparecchiature e delle strutture tecniche assegnate sia ai fini dell'attivazione delle procedure di approvvigionamento, che all'installazione delle apparecchiature e delle strutture tecniche con produzione di documentazione ufficiale di riscontro funzionale di quanto installato. Sorvegliare la permanenza nel tempo degli standard di prestazione e di operatività delle attrezzature e delle strutture tecniche ed attivare i servizi che presiedono alla loro manutenzione.

•	Coordinare gli aspetti tecnico-professionali del personale medico dipendente e convenzionato garantendo fungibilità fra gli operatori, adeguatezza delle competenze al caso trattato e continuità dell’assistenza.
Assicurare il costante aggiornamento tecnico-professionale in relazione al case-mix trattato e la partecipazione alle scelte di politica sanitaria sviluppate dall'unità operativa.

•	Sovrintendere, con la collaborazione del capo-sala, all'organizzazione complessiva del lavoro nell'ambito dell'unità operativa ed attivare di conseguenza l'operatività del personale infermieristico ed ausiliario, nel rispetto delle modalità organizzative definite.

•	Sviluppare e trasmettere il know-how acquisito attraverso la gestione dei casi trattati, anche attraverso  specifiche attività di ricerca autorizzate.

•	Utilizzare le risorse e i supporti sanitari comuni in armonia con le regole definite, perseguendo sistematicamente l'integrazione multidisciplinare e l'interesse dell'utenza.

•	Definire le modalità operative di continuità dell’assistenza da concordare con i servizi territoriali.

Funzioni dei coordinamenti infermieristici, tecnici e riabilitativi 

Missione

•	Assicurare alle unità operative di degenza, di diagnostica strumentale e al blocco  operatorio, nell’ambito dei criteri forniti dall’Area pertinente del Dipartimento delle Professioni Sanitarie (DPS) le risorse umane idonee ed adeguate ai servizi assistenziali, tecnici e riabilitativi nonché la loro perfetta integrazione nei servizi sanitari resi dalle unità utilizzatrici, nell’ambito delle direttive aziendali.

•	Attuare una costante verifica e revisione della qualità delle prestazioni assistenziali erogate finalizzate al miglioramento continuo.

Principali funzioni

•	Partecipare, con il Direttore del  DPS e con il DMPO, alla definizione delle linee programmatiche dell’ospedale in materia di nursing, attività tecnica  e riabilitativa  in conformità con i programmi strategici aziendali.

•	Collaborare con le Aree DPS per la definizione e l’implementazione di modelli organizzativi assistenziali finalizzati anche all’uso razionale delle risorse.

•	Partecipare con i responsabili delle unità operative di volta in volta interessate e con l’Area DPS e la DMPO alla definizione quali-quantitativa delle risorse umane da assegnare alle singole unità.

•	Gestire la mobilità interna, l’assegnazione del personale nonché la turnistica, anche attraverso deleghe operative ai capo sala e capo tecnici.

•	Controllare il livello e la qualità delle prestazioni infermieristiche e concordare con il responsabile dell'unità operativa e il capo sala/ capo tecnico le risorse da assegnare all'unità stessa in conformità con le soluzioni organizzative definite, curando di garantire il raggiungimento dei livelli qualitativi attesi.

•	Presidiare lo sviluppo professionale  promuovendo programmi di formazione finalizzati.

•	Partecipare ai progetti di ricerca promossi dal Direttore Scientifico, identificando i referenti di progetto.

Funzioni della Farmacia ospedaliera (UOC, UOS)

Missione

•	Fornire quanto necessario nel campo dei presidi farmaceutici e dei medical device per lo svolgimento dell’attività di diagnosi, cura e riabilitazione, assicurando qualità nella prestazione e soddisfazione del cliente interno e l’uso razionale delle risorse.

•	Promuovere il corretto uso dei farmaci, altri dispositivi medici e del materiale sanitario  nell’ambito ospedaliero, intervenendo sui reparti ed i servizi per un uso ragionato delle risorse definendo con gli utilizzatori gli standard quali/quantitativi dei materiali.

•	Partecipare ai progetti di ricerca promossi dal Direttore Scientifico.

•	Garantisce la segreteria del Comitato di Bioetica

Principali funzioni

•	Programmazione, gestione e fornitura dei farmaci, dispositivi medici e materiali sanitari di competenza perseguendo scorte ottimizzate in ottemperanza alle norme in materia e alle disposizioni della Direzione Generale.

•	Vigilanza sull’utilizzo e la  corretta conservazione di farmaci e di materiale sanitario presso le sedi di stoccaggio degli stessi, ivi compresi i Reparti/Servizi, verificando altresì il razionale approvvigionamento quali-quantitativo degli stessi.

•	Gestione del laboratorio clinico-farmaceutico per la preparazione di prodotti con caratteristiche particolari non altrimenti reperibili.

•	Rilevare, attraverso l’analisi dei dati di consumo e di spesa ed attraverso l’audit dei Reparti/Servizi, le problematiche fissando, in collaborazione con i reparti/servizi interessati, linee guida e protocolli per un uso ragionato delle risorse e verificare la loro applicazione da parte degli utilizzatori.

•	Proporre aggiornamenti (integrazioni, cancellazioni) al Comitato per il Prontuario Terapeutico di Istituto, sulla base delle richieste pervenute, monitorando il rispetto delle indicazioni terapeutiche in esso contenute e valutando criticamente, in collaborazione con i reparti, le richieste di medicinali fuori prontuario.

•	Monitorare la spesa indotta dai consumi di farmaci e di materiale sanitario da parte dei Reparti/Servizi, comunicando tempestivamente alla DMPO eventuali andamenti critici rispetto ai consumi attesi e rispetto ai programmi di spesa.

•	Provvedere ai controlli tecnici necessari per assicurare gli standard di qualità richiesti ai fornitori per il materiale sanitario di competenza.

•	Assicurare, secondo i piani definiti dalle Regioni e le modalità indicate dalla Direzione Sanitaria e dai DMPO,   l’attività di erogazione dei farmaci alla dimissione.

•	Predisporre ed implementare, in collaborazione con il Controllo di Gestione,  un sistema di reporting dei dati di consumo e di spesa che sistematicamente informi i responsabili dei Reparti/Servizi sull’uso delle risorse.

•	Gestire rapporti sistematici con le case farmaceutiche e con gli informatori scientifici per orientare i rapporti in modo positivo per l’Istituto, valutare gli impatti di nuove molecole in particolare se  di  grande consumo.

•	Gestione delle attività di sperimentazione clinica.

ALLEGATO B

CENTRO SERVIZI DIREZIONALI DI STAFF ALLA DIREZIONE STRATEGICA

Vengono riportate di seguito  le strutture di Staff della Direzione Generale, a servizio dell’intero Istituto, nonché quelle proprie  del  Direttore Scientifico,  Direttore Sanitario e Direttore Amministrativo  quale supporto specialistico all’attività  e per la cura dei progetti  particolari  agli stessi assegnati.

Le funzioni di staff del Direttore Scientifico costituiscono con quelle del Direttore Generale, ad esclusione della segreteria del DG, il Centro Servizi Direzionali a valenza dipartimentale, il cui coordinamento è affidato ad un responsabile individuato dal Direttore Generale su proposta del Direttore Scientifico.

Le competenze più significative del Coordinatore del Dipartimento sono:
•	la verifica del raggiungimento degli obiettivi perseguiti con l’organizzazione dipartimentale ed in particolare il razionale utilizzo delle risorse umane, tecnologiche e dei materiali di consumo, per i quali prevede appositi criteri, limitatamente per le UUOO in staff al Direttore Generale, con esclusione della segreteria dello stesso;
•	la predisposizione della proposta di piano di attività annuale del Dipartimento, corredandolo all’utilizzo delle risorse disponibili. Esercitando un ruolo di ausilio volto a garantire la diffusione di informazioni, notizie, pratiche, nonché un eventuale supporto al Direttore Scientifico per il processo di valutazione degli obiettivi aziendali.

Staff del Direttore Generale

•	Segreteria di Direzione  Generale
La Segreteria di Direzione assicura il corretto svolgimento delle attività segretariali facenti riferimento al Direttore Generale, predisponendo la possibile soluzione in prima istanza delle problematiche, verificando la parte formale degli atti posti alla firma del Direttore svolgendo, in particolare,  i seguenti compiti:
-	Supporto alla Direzione nei rapporti istituzionali esterni;
-	cura la segreteria del Collegio di Direzione e del  Nucleo di Valutazione;
-	cura i rapporti interni tra la Direzione ed i Responsabili delle articolazioni organizzative aziendali;
-	collabora con le funzione aziendali alla stesura dei documenti a firma del Direttore Generale;
-	gestisce l’agenda del Direttore Generale;
-	gestisce la corrispondenza in arrivo (assegnazione, protocollazione, organizzazione);
-	gestisce l’archivio della documentazione della Direzione;
-	gestisce il personale direttamente assegnato;
-	partecipa alle riunioni per quanto di competenza; 
-	redige relazioni per quanto di competenza;
-	supporta la funzione aziendale preposta nell’organizzazione di manifestazioni, eventi, convegni, ecc..
-	cura e gestisce il registro delle deleghe rilasciate dal Direttore Generale;
-	assicura le funzioni di supporto al DS,  al DA, agli organi e organismi collegiali;
-	garantisce il controllo formale delle determine;
-	coordina con  l’U.O. Affari Generali e Protocollo la gestione degli autisti.

Nell’ambito della Segreteria è istituita  una PO. 

•	Affari Legali e contenzioso UOC e UOS Contratti 
L’UO è supporto del Direttore Generale, del Direttore Scientifico, del Direttore Amministrativo e del Direttore Sanitario, nonché delle strutture aziendali in merito alle tematiche relative alla gestione del contenzioso in sede giudiziale, inoltre fornisce supporto e consulenza giuridica su tematiche di particolare interesse non ricomprese nelle specifiche competenze proprie di ciascuna funzione aziendale. In particolare, l’UO garantisce i seguenti compiti:
-	provvede, anche avvalendosi della  collaborazione di altri servizi interessati, alle procedure inerenti le cause e i ricorsi in sede giurisdizionale, valutando formalmente l’opportunità della costituzione in giudizio la cui decisione spetta, comunque al Direttore Generale;
-	provvede alla rappresentanza  e difesa dell’Istituto su mandato del Direttore Generale nei giudizi attivi e passivi instaurati avanti gli organi giurisdizionali ordinari e amministrativi, nonché in sede penale nel solo caso in cui sia deliberata la costituzione dell’Istituto in qualità di parte civile;
-	fornisce alle strutture in cui si articola l’Istituto consulenze giuridico/legali in forma di parere scritto e/o orale relativamente a questioni concernenti controversie o che possano dar luogo a contenzioso entro i tempi stabiliti e riportati nel sito web d’istituto e comunque previa autorizzazione avallata dal DA;
-	funge da ufficio per la gestione del contenzioso del lavoro, avvalendosi a tal fine della collaborazione del competente servizio del personale, ai sensi della normativa vigente, anche rappresentando l’Istituto, ove a ciò formalmente designato dal Direttore Generale, avanti i collegi di conciliazione o quale membro degli stessi;
-	mantiene un costante aggiornamento sull’evoluzione del diritto, specie in materia sanitaria, sia con riferimento alla normativa vigente, a livello nazionale, sovranazionale, provinciale e regionale sia con riguardo all’evoluzione giurisprudenziale;
-	gestisce l’attività di recupero credito su mandato del DG;
-	adotta i provvedimenti delegati;
-	diffusione dei provvedimenti, procedure e regolamenti interni aziendali e della corretta tenuta degli stessi; massima pubblicità interna a tutte le iniziative aziendali intese a raggiungere obiettivi specifici e/o generali, relazionandosi con gli altri Uffici di staff della Direzione aziendale;
-	definisce i propri fabbisogni formativi, provvede alla formazione e all’aggiornamento degli operatori;
-	raccoglie le informazioni necessarie al Controllo di gestione;
-	partecipa a comitati, commissioni o gruppi di lavoro interni o esterni all’Istituto in cui sia necessaria la specifica professionalità dell’unità.

      L’U.O. semplice contratti:
-	 assicura la tenuta, l’archiviazione e la registrazione dei contratti e delle convenzioni che le altre  U.O. sono tenute ad inviare in originale;
-	predispone ai fini della stipula  i contratti di assicurazione  e  la loro gestione;
-	predispone ai fini della stipula i contratti di locazione e la loro gestione (es amministrava,  fiscale, la registrazione, aggiornamento istat, ecc..)    
-	predisposizione di format per le principali tipologie contrattuali che interessano l'istituto, supporto alla contrattualistica non riferita all'attività di routine ma solo in casi unici di particolare rilievo ed importanza.                                

L’UO Legale gestisce la funzione privacy, ai sensi del D.Lgs. n. 196/03 svolgendo i seguenti compiti:
•	assiste la Direzione aziendale nei rapporti con il Garante e nei rapporti con altri soggetti pubblici o privati per quanto riguarda gli adempimenti derivanti dalla normativa in materia;
•	vigila sull’osservanza del Regolamento privacy fornendo la necessaria consulenza in ordine alle problematiche in tema di riservatezza;
•	tiene ed aggiorna il censimento dei trattamenti dei dati personali sensibili sulla base delle comunicazioni effettuate dai Responsabili del trattamento;
•	propone, svolge e/o coordina l’attività di formazione in tema di normativa sulla riservatezza dei dati;
•	gestisce le istanze dell’Interessato e compone  le controversie su dati personali, e più in generale in tema di riservatezza, avanzate dall’interessato al Titolare del trattamento;
•	provvede all’adeguamento dei percorsi aziendali per quanto attiene l’aspetto della riservatezza dei dati;
•	cura  le problematiche connesse ai conflitti tra diritto alla riservatezza e dovere di garantire la trasparenza dell’attività amministrativa;
•	promuove la cultura della privacy nell’ambito aziendale.

L'Unità esercita le proprie funzioni mediante sub articolazione in UO semplice.

Nell’ambito dell’Ufficio è assegnata una PO 

•	Controllo di Gestione, Programmazione  e Flussi Informativi (UOC)
L’UO provvede, ai sensi dell’art. 20 del D.lgs. n. 29/93 e successive modifiche ed integrazioni, a fornire gli strumenti per verificare l’andamento della gestione aziendale per quanto concerne il rapporto tra risorse impiegate e risultati attesi. In particolare:
•	svolge le funzioni connesse alla raccolta, elaborazione, analisi e validazione delle informazioni economico gestionali ed organizzative, necessarie a supportare i processi decisionali e di verifica, nonché i processi di attribuzione e di verifica del budget ai centri di responsabilità e quanto necessario all’attività del Nucleo di valutazione;
•	partecipa al coordinamento tecnico-metodologico delle fasi nelle quali si articola il processo di budgeting aziendale e delle sue verifiche trimestrali e periodiche;
•	partecipa alla predisposizione delle linee guida per il budget aziendale e definisce il reporting Direzionale, il reporting di budget e le schede per la definizione e negoziazione dei budget annuali:
•	segue direttamente tutte le fasi della negoziazione, supportando i Centri di Responsabilità nella formulazione delle proposte di budget e analizzando gli obiettivi dal punto di vista tecnico e della coerenza complessiva, nonché della congruenza con le linee strategiche aziendali;
•	garantisce il controllo direzionale verificando che l’Istituto attui in modo efficace ed efficiente, appropriato ed economico le strategie individuate dalla Direzione, pertanto raccoglie, elabora e diffonde trimestralmente le informazioni relative all’attività delle diverse unità Organizzative, effettua le analisi degli scostamenti fra gli obiettivi di budget e risultati di attività e partecipa al processo di valutazione dell’efficacia e dell’efficienza delle U.O., al fine di accertare che i comportamenti gestionali siano in linea con i programmi definiti;
•	effettua le analisi sulla domanda di prestazioni sanitarie della popolazione e l’offerta delle stesse, garantita attraverso la produzione diretta o l’acquisto da erogatori accreditati sul territorio aziendale o presso altre aziende del S.S.N. supportando la Direzione Generale nella definizione di strategie, tese allo sviluppo ed al miglioramento dell’attività produttiva attraverso:
•	l’individuazione del posizionamento dell’Istituto sul “mercato”,
•	l’individuazione dei prodotti da collocare sul “mercato”.

•	Supporta la direzione, congiuntamente all’Ufficio di Staff Progettazione e sviluppo dei Sistemi Informativi e Telematici, nella promozione e progettazione dei sistemi informativi delle varie strutture aziendali assicurandone la coerenza ed efficacia rispetto agli obiettivi informativi dell’Istituto  ed ai debiti informativi verso l’esterno, fermo restando  la competenza  dell’Area Sistemi Informativi dell’attività di gestione.
•	Assicura l’assolvimento dei debiti informativi nei confronti delle Regioni, del Ministero della Salute, del Ministero delle Finanze predisponendo gli specifici modelli.
•	Cura la predisposizione della Relazione Aziendale al bilancio preventivo e consuntivo contenente le informazioni riassuntive delle attività erogate in ogni ambito aziendale.
•	Effettua, congiuntamente con l’unità operativa delle Tecnologie Sanitarie, analisi costo-beneficio relative all’introduzione di nuove tecnologie sanitarie, anche in collaborazione con le direzione delle U.O. proponenti gli argomenti.
La funzione può essere articolata in uffici in relazione a specifiche aree tematiche da presidiare.
Nell’ambito dell’Ufficio è istituita  una PO. 

•	Progettazione e sviluppo dei Sistemi Informativi e Telematici (DPro)
La funzione garantisce la pianificazione, l’organizzazione, il coordinamento e monitoraggio del progetto  informativo aziendale e l’elaborazione  del piano di sviluppo dei sistemi informativi e telematici.

Supporta la Direzione Generale quale garante della coerenza tra la visione strategica aziendale e le linee di evoluzione dei sistemi informativi e telematici, individuando la necessità dei servizi di elaborazione e le soluzioni tecniche da adottare, garantendo un coordinamento unico e l’unitarietà dei sistemi informativi dell’Istituto.

Supporta la Direzione Scientifica contribuendo all’innovazione dei  sistemi tecnologici - informatici  in relazione alla ricerca scientifica dell’Istituto attraverso il project managment e la tecnologia a supporto della ricerca , garantendo inoltre supporto su tematiche che richiedono l'uso di strumenti informatici applicati a strumentazioni scientifiche.

Rappresenta l'interfaccia aziendale con le società fornitrici di ICT e con i referenti dei sistemi informativi regionali, nazionali ed europei e punto di riferimento per i progetti inerenti i sistemi informativi che coinvolgono istituzioni regionali, nazionali ed europee.

Funge da osservatorio tecnologico attraverso il monitoraggio dell'evoluzione della tecnologia e delle regolamentazioni.
La funzione assume le competenze seguenti:
•	individuazione delle esigenze informative/informatiche in collaborazione con Presidi, Servizi ed Uffici; 
•	impostazione dei piani aziendali per la gestione della risorsa informazione; 
•	definizione di strategie di sviluppo del sistema informativo/informatico/telematico; 
•	definizione dell'architettura informativa, applicativa e tecnologica aziendale e pianificazione dell'evoluzione dei sistemi; 
•	organizzazione, progettazione e verifica di soluzioni organizzative informatiche congruenti e tecnicamente valide; 
•	analisi e valutazione degli impatti organizzativi ed economici dei progetti informatici; 
•	controllo della congruità di sviluppo del progetto individuando soluzioni ICT idonee per le esigenze dell'Istituto; 
•	coordina l'acquisizione di nuove soluzioni informatiche attraverso
-	il supporto alle scelte tecnologiche e alla definizione tecnica di contratti e capitolati; 
-	la verifica dì congruità preventiva con il piano aziendale di sviluppo dell'ICT.
•	supporto e consulenza alla definizione di programmi e iniziative di formazione finalizzati ad aspetti  informatici ed organizzativi; 
•	archivio storico e corrente delle deliberazioni e dei contratti di ordine informatico e rapporti con terzi di natura tecnico /amministrativa in modo da avere una gestione ed immagine storica e corrente delle risorse tecniche ed economiche.
  
Specificatamente:
•	coordinamento  Area Sistemi Informativi e telematici, ne garantisce l’unitarietà attraverso la dipendenza  funzionale dei settori in cui l’area stessa è articolata;
•	pianificazione, progettazione e controllo dell'azione aziendale complessiva della Sanità Elettronica; 
•	definisce il programma delle iniziative ICT ivi compreso l'aspetto economico, in stretta collaborazione con il Controllo di Gestione;
•	supporta la Direzione, congiuntamente al Controllo di Gestione, nella progettazione e gestione dei sistemi di raccolta ed elaborazione dati; svolge compiti di progettazione e gestione dei processi di informatizzazione, di definizione degli standard relativi all'infrastruttura tecnica, informativa e conoscitiva;
•	fornisce supporto metodologico all'implementazione dei progetti di informatizzazione attraverso la tecnica del Project Management e l’attivazione di gruppi di lavoro interdisciplinari.

•	Comunicazione/URP (UOSD)

L’Unità Operativa si occupa di:
•	Comunicazione esterna ed interna, 
•	Organizzazione di Eventi,
•	Ufficio Stampa 
•	Relazioni con il Pubblico. 

Nell’ambito della Comunicazione esterna realizza campagne di comunicazione regionali/nazionali, si occupa della redazione sistematica di tutti i prodotti editoriali elaborati dall’Istituto, ovvero guide, materiali informativi (brochures, guide, cartellonistica, carte intestate, biglietti da visita, cartellonistica, posters, locandine, programmi per corsi o convegni, carte dei servizi, ecc).  

Coordina l’attività di manutenzione ed aggiornamento del sito web aziendale.

A livello di comunicazione interna redige tutte le informazioni da inviare a tutti i dipendenti, elabora comunicati e informazioni da pubblicare sulla rete intranet.
L’unità organizza inoltre gestisce l’intero processo di organizzazione di eventi, convegno, seminari,  inaugurazioni relative a nuovi servizi, nuove attrezzature tecnologiche e qualsiasi altra attività di comunicazione aziendale. 
In qualità di Ufficio Stampa, intrattiene relazioni con i media locali, regionali, agenzie di stampa e con uffici stampa della PA, redige comunicati stampa, organizza conferenze stampa, si occupa dell’aggiornamento online della rassegna stampa giornaliera. L’Ufficio Relazioni con il Pubblico, altra funzione in seno alla struttura, rappresenta un punto di incontro e di dialogo tra il Presidio Ospedaliero e il Cittadino.
 E’ un ufficio dal quale è possibile avere ogni tipo di informazione sui servizi a disposizione dell’utenza, sulle modalità di accesso e di erogazione delle prestazioni, E’ il luogo presso cui presentare reclami, ai quali è data risposta immediata se di facile soluzione o per i quali è avviata un’istruttoria, se di natura più complessa. E’ un centro di raccolta di proposte e suggerimenti volti a migliorare la qualità dei servizi offerti e a rendere l’azienda ospedaliera più trasparente, più efficiente e più attenta ai bisogni degli utenti che ogni giorno fruiscono dei suoi servizi. E’ un canale di comunicazione e di collaborazione con le Associazioni di Volontariato e Tutela dei cittadini, presenti nel Presidio Ospedaliero. Dell’Urp fa anche parte l’ufficio informazioni, il quale rappresenta il front office a disposizione del cittadino per il rilascio dei pass e per informazioni in merito all’assistenza integrativa privata (iscrizioni agenzie di assistenza –badanti, rilascio pass per l’assistenza nei vari reparti). Rappresenta un punto di raccolta di tutti gli attestati di partecipazione dei dipendenti del Por di Ancona per lo smistamento degli stessi

Centro di Ascolto (Counseling)

Il Centro di Ascolto nasce come luogo in cui seguire, informare e sostenere l'altro. Il servizio (gratuito) si rivolge alle famiglie che vivono un momento difficile a causa del ricovero in ospedale o per la malattia di un loro caro e/o a tutti coloro che quotidianamente, impegnati nelle Unità Operative, vivono spesso in modo molto coinvolgente il rapporto con i loro pazienti e familiari.

Il Centro di ascolto organizza e gestisce corsi di formazione ECM  sulla comunicazione  in sanità e sull’utilizzo del  counselling socio-sanitario  come raccomandato dal Ministero della salute. 
I principali temi  oggetto dei corsi organizzati dal centro di ascolto per gli operatori sanitari sono:
•	le  distorsioni della comunicazione
•	la psicoeducazione
•	la gestione dello stress lavoro-correlato
•	la  presenza  e l’inserimento di nuove figure all’interno delle unità operative

Accanto all’attività di formazione per tutti gli operatori è stato inserito il percorso integrato rivolto al dipendente che ha come finalità :
•	riconoscere le situazioni a rischio di stress
•	apprendere le modalità di gestione dello stress  attraverso modalità corporee e funzionali
•	superamento di alcuni  disservizi   connessi allo stress  ma che incidono sul clima lavorativo aziendale
•	monitorare a 6 mesi la ricaduta sulla organizzazione stessa attraverso un questionario di valutazione del clima aziendale

•	Formazione e aggiornamento del personale (UOSD)
L’Unità Operativa costituisce il supporto del Direttore Generale e dei Direttori Aziendali, nonché il riferimento di tutte le strutture aziendali per la realizzazione della formazione continua del personale dipendente dei ruoli sanitari (Educazione Continua in Medicina) e non. In particolare, spettano a tale struttura le seguenti funzioni:

•	Verifica del fabbisogno formativo, programmazione dell’attività in base agli obiettivi aziendali ed elaborazione annuale del Piano Aziendale della Formazione
•	Progettazione di percorsi formativi e singoli eventi formativi 
•	Gestione delle procedure di accreditamento e rendicontazione degli eventi formativi per l’assegnazione dei crediti ECM
•	Definizione delle procedure aziendali e degli strumenti per la gestione del Sistema della Formazione dell’Istituto
•	Gestione del sistema di qualità dei processi formativi
•	Coordinamento della rete dei referenti dipartimentali per la Formazione
•	Gestione del budget previsto nel Piano Aziendale della Formazione, per la realizzazione delle iniziative formative residenziali e l’autorizzazione della spesa derivante dalla formazione obbligatoria effettuata dagli operatori presso strutture esterne all’Istituto.
•	Monitoraggio periodico del livello di realizzazione del Piano Aziendale della Formazione
•	Rendicontazione periodica e analisi dell’attività formativa 
•	Tenuta della documentazione inerente i singoli progetti formativi accreditati per il periodo necessario all’effettuazione di verifiche e controlli da parte delle istituzioni nazionali e regionali competenti
•	Affidamento di incarichi di docenza a soggetti esterni
•	Affidamento servizi formativi
•	Gestione dell’albo dei docenti interni
•	Liquidazione di spese e di onorari correlati all’attività formativa. 
•	Verifica dei requisiti per lo svolgimento di periodi di frequenza volontaria presso le strutture dell’Istituto

Inoltre l’Unità Operativa adotta i provvedimenti delegati, provvede alla formazione e all’aggiornamento degli operatori ad essa assegnati, raccoglie le informazioni necessarie al Controllo di Gestione e partecipa a comitati, commissioni o gruppi di lavoro interni o esterni all’Istituto in cui sia necessaria la specifica professionalità dell’unità.

L’Unità può articolarsi in uffici (P.O.) in funzione della specificità delle materie trattate ovvero di particolari tematiche da presidiare.

•	Servizio di Prevenzione  e Protezione (UOSD) e Medico competente (DPro)
 Il S.P.P. è il servizio cui sono delegate le funzioni di prevenzione e protezione dai rischi professionali negli ambienti di lavoro; le funzioni sono quelle previste dall’art. 33 del D.Lgs 81/08 ed in particolare:
•	l'individuazione dei fattori di rischio, la valutazione dei rischi e l'individuazione delle misure per la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro, nel rispetto della normativa vigente sulla base della specifica conoscenza dell'organizzazione aziendale;
•	l’elaborazione, per quanto di competenza, delle misure preventive e protettive ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza e i sistemi di controllo di tali misure;
•	l’elaborazione delle procedure generali di sicurezza per le varie attività aziendali;
•	proporre programmi di informazione e formazione dei lavoratori;
•	partecipare alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, nonché alla riunione periodica ai sensi dell’art. 35 del D.Lgs 81/08;
•	fornire ai lavoratori le informazioni sui rischi per la salute e la sicurezza sul lavoro connessi alle attività generali dell’Istituto nonché sulle procedure di emergenza e sull’organizzazione aziendale della sicurezza.
  
Il Servizio presidia le seguenti aree: 

Sicurezza e salute nei luoghi di lavoro
•	Adempimenti  Art. 33, con riferimento alla valutazione di tutti i rischi e secondo le modalità di cui agli artt. 28 e 29  del D.Lgs 81/08 e s.m.i.;
•	Adempimenti in materia di prevenzione incendi (D.M. 18.09.02 Regola tecnica di prevenzione incendi nelle strutture sanitarie pubbliche e private, DPR 151/2011 e s.m.i.);
•	Adempimenti relativi  agli obblighi di cui al D..Lgs 230/95 e smi in coordinamento con l’Esperto Qualificato; 
•	Elaborazione di procedure di sicurezza;
•	Supporto e consulenza in gare di appalto limitatamente all'area di competenza.
•	Coordinamento con la Direzione Sanitaria per la scelta dei dispositivi di protezione collettiva ed individuale più idonei;
•	Coordinamento con la Direzione Sanitaria e la Gestione Tecnica, per l'adeguamento delle strutture e/o apparecchiature e interventi tesi alla riduzione del rischio;
 
Rischio ambientale:
•	Verifica adempimenti normativi relativi a gestione rifiuti (tutte le tipologie), scarichi, emissioni, in coordinamento con gli uffici competenti;
•	Elaborazione di procedure gestionali, supporto e consulenza in gare di appalto, limitatamente all'area di competenza;
 
I responsabili delle aree sono scelti tra i dipendenti in possesso di adeguata esperienza professionale.
Il Responsabile del Servizio si avvale delle competenze e collabora per quanto di competenza, direttamente o indirettamente, con l'Esperto Qualificato, con i Medici Competenti / Medico Autorizzato, con il Responsabile della U.O. Attività Tecniche – Nuove Opere - Patrimonio, con il Responsabile della U.O. Acquisizione Beni Servizi Logistica, con il Coordinatore Aziendale del Comitato di Risk Management.
 Riunisce il Coordinamento della Sicurezza CS (tra RSPP e MC dei Presidi) e partecipa al Coordinamento della Prevenzione CP e ai Gruppi di Lavoro promossi dai Dirigenti Responsabili di sede per la Sicurezza DRS (così come definiti nel Regolamento Aziendale della Sicurezza) che vengono convocati al bisogno per discutere e trovare soluzioni operative qualora si debbano affrontare problematiche gestionali complesse riguardanti la sicurezza e la salute degli operatori. La costituzione dei Gruppi di Lavoro è variabile in funzione delle figure che devono essere coinvolte sul singolo problema.  
I componenti del Servizio di Prevenzione e Protezione sono tenuti al segreto in ordine ai processi lavorativi di cui vengono a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni 
Il datore di lavoro può avvalersi di persone esterne all'Istituto in possesso delle conoscenze professionali necessarie per integrare, ove occorra, l'attività del servizio.

Il  Medico Competente assicura lo svolgimento degli obblighi peculiari indicati alla Sezione V del D.Lgs. n. 81/08 e s.m.i., artt. 40 e 41; in particolare:
•	collaborare con il datore di lavoro e con il SPPA alla valutazione dei rischi, anche ai fini della programmazione, ove necessario, della sorveglianza sanitaria, alla predisposizione della attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori, all'attività di formazione e informazione nei confronti dei lavoratori, per la parte di competenza, e alla organizzazione del servizio di primo soccorso considerando i particolari tipi di lavorazione ed esposizione e le peculiari modalità organizzative del lavoro. Collaborare inoltre alla attuazione e valorizzazione di programmi volontari di "promozione della salute", secondo i principi della responsabilità sociale;
•	programmare ed effettuare la sorveglianza sanitaria attraverso protocolli sanitari definiti in funzione dei rischi specifici e tenendo in considerazione gli indirizzi scientifici più avanzati;
•	istituire, aggiornare e custodire, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria;
•	consegnare al datore di lavoro, alla cessazione dell'incarico, la documentazione sanitaria in, suo possesso con salvaguardia del segreto professionale;
•	consegnare al lavoratore, alla cessazione del rapporto di lavoro, la documentazione sanitaria in suo possesso e di fornirgli le informazioni riguardo la necessità di conservazione; 
•	inviare all'ISPESL, esclusivamente per via telematica, le cartelle sanitarie e di rischio nei casi previsti dal presente decreto legislativo, alla cessazione del rapporto di lavoro; 
•	fornire informazioni ai lavoratori sul significato della sorveglianza sanitaria cui sono sottoposti e, nel caso di esposizione ad agenti con effetti a lungo termine, sulla necessità di, sottoporsi ad accertamenti sanitari anche dopo la cessazione dell'attività che comporta l'esposizione a tali agenti. Fornisce altresì, a richiesta, informazioni analoghe ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;
•	informare ogni lavoratore interessato dei risultati della sorveglianza sanitaria e, a richiesta dello stesso, di rilasciargli copia della documentazione sanitaria;
•	comunicare per iscritto, in occasione della riunione periodica, al datore di lavoro, al responsabile del servizio di prevenzione protezione dai rischi, ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata e di fornire le indicazioni sul significato di detti risultati ai fini della attuazione delle misure per la tutela della salute e della integrità psico-fisica dei lavoratori;
•	visitare gli ambienti di lavoro almeno una volta all'anno o a cadenza diversa che stabilisce in base alla valutazione dei rischi; la indicazione di una periodicità diversa dall'annuale deve essere comunicata al datore di lavoro ai fini della sua annotazione nel documento di valutazione dei rischi;
•	partecipare alla programmazione del controllo dell'esposizione dei lavoratori i cui risultati gli sono forniti con tempestività ai fini della valutazione del rischio e della sorveglianza sanitaria;
•	partecipare alla riunione periodica di cui all'art. 35 del D.Lgs 81/2008 e s.m.i..
 
Il Medico Competente svolge  la propria opera secondo i principi della medicina del lavoro e del codice etico della Commissione internazionale di salute occupazionale (ICOH). L'autonomia e le condizioni necessarie per lo svolgimento di tutti i compiti sono assicurati dal Direttore Generale.
Il Medico Competente  può avvalersi, per accertamenti diagnostici, della collaborazione di medici specialisti scelti in accordo con il datore di lavoro che ne sopporta gli oneri.
  
Il sistema aziendale della sicurezza,  con l’identificazione dei soggetti competenti e delle deleghe, è regolamentato dalle determine 319/08 e 320/08.

•	Ufficio Controllo interno (DPro)
L’Ufficio supporta il Direttore Generale nei propri processi decisionali per l'esercizio di funzioni di controllo collaborativo, intendendosi per tali quelle volte ad assicurare che l'amministrazione attiva, complessivamente intesa, si esplichi non solo in modo conforme alle leggi ma secondo l'oggettiva opportunità in relazione al corretto interesse pubblico, in forma distinta ancorché coordinata con organi ed organismi  riconducibili agli altri controlli interni  ex D.Lgs 286/99.

La funzione fornisce, inoltre,  al Direttore Generale, supporto tecnico/professionale per :
•	qualsiasi esigenza di implementazione del controllo atti sia all'interno sia a richiesta dello stesso, nell'ambito dei SSSSRR di cui, a norma della L.R.n. 21/06, l’INRCA è parte a tutti gli effetti;
•	favorire il coordinamento delle singole funzioni di controllo degli atti delle diverse articolazioni al fine di assumere atteggiamenti omogenei rispetto a problematiche similari anche correlata agli accordi previsti al punto 7. dell'art. 13 della L.R. n. 21/06 tra la Regione Marche e le Regioni presso cui l’INRCA ha sedi operative;
•	organizzare apposite sessioni formative specifiche in materia al personale delle strutture amministrative;
•	assicurare consulenza normativa in materia di controlli fornendo alle strutture amministrative tutte le indicazioni di base in un contesto evolutivo generale e settoriale.

Apposito regolamento ne disciplina ambiti di intervento e  modalità di esercizio. 

•	Ufficio Gestione liquidatoria (ad esaurimento) (DPro)
L’Ufficio supporta il Direttore Generale, nella propria funzione di Commissario Liquidatore, ai sensi del comma 10 Art. 13 LR  Marche 21/06 e dell’art. 15 della L.R. 18/09.
In particolare attraverso:
•	Trattamento fatture pregresse attive e passive e conseguente liquidazione
•	Formazione bilancio di previsione e consuntivo
•	Rapporti con Uffici regionali competenti
•	Rapporti con Istituto tesoreria.

•	Nucleo di Valutazione
Vedi determina n.149/DG del 3.4.07  e s.i.e m.	

Staff del Direttore Scientifico

Gli uffici in staff alla Direzione Scientifica hanno il compito di gestire, alle dirette dipendenze del Direttore Scientifico, i servizi tecnici e scientifici, che nel loro insieme supportino l'intera attività di ricerca dell'Istituto, svolta nei Dipartimenti  misti  dai Centri, Laboratori e U.O.

Gli staff si pongono, infatti, come lo strumento utile per esercitare la funzione di direzione e di indirizzo e consentono al Direttore Scientifico di esercitare le proprie prerogative di governo dell'attività scientifica e di ricerca.

Le funzioni assegnate allo staff sono perseguite attraverso unità organizzative riconducibili a strutture complesse, strutture semplici, dirigenti professionale e posizioni organizzative, nonché professionisti esterni che di volta in volta possono contribuire allo sviluppo scientifico governato dal Direttore.

I Responsabili ed i componenti delle singole Unità Organizzative sono nominati dal Direttore Generale su proposta del Direttore Scientifico.

L'articolazione delle funzioni in staff al Direttore scientifico si articolano in due grandi aree:
→	supporto diretto a tutte le attività scientifiche
→	programmazione, monitoraggio e sviluppo delle attività scientifiche

•	Ufficio per la ricerca, l’innovazione e il trasferimento tecnologico (UOS)
L’ufficio assicura  il corretto svolgimento  degli aspetti organizzativo/gestionali delle attività di  ricerca. In particolare:  
•	Programmazione, anagrafe, gestione e monitoraggio dell’attività di ricerca svolta nell’Istituto (ricerca  corrente, a progetto, commissionata, etc);
•	Valutazione dell’attività di ricerca e della produzione scientifica;
•	Cura dei rapporti con il Ministero della Salute (programmazione e rendicontazione annuale dell’attività  di ricerca, progetti di ricerca finalizzati, relazioni clinico-scientifiche, etc.);
•	Cura i rapporti con altri enti o istituzioni pubbliche e private che finanziano la ricerca di settore) e i necessari collegamenti interni tra Direzioni, Dipartimenti, strutture, comitati o gruppi di lavoro per mantenere un flusso continuo e coerente di informazioni e dati inerenti le attività scientifiche dell'ente;
•	Gestisce il Technology Transfer Office (TTO) per la valorizzazione a livello quali- quantitativo dei risultati dei programmi di ricerca, per il trasferimento degli stessi ad applicazioni imprenditoriali e/o commerciali per i benefici che ne derivano, sia a livello pubblico che privato e per la protezione dei diritti di proprietà intellettuale (vedi determina 249/07).

In particolare supporta il Direttore Scientifico:
-	 nei processi e nelle procedure di programmazione, monitoraggio e rendicontazione dell'attività di ricerca dell'Istituto;
-	nelle azioni necessarie per favorire l'accesso dei ricercatori ai finanziamenti esterni (Ministero della Salute, Regioni ed altri Enti e Istituzioni pubbliche o private);
-	nella presentazione al Ministero della Salute delle attività di ricerca istituzionali e dei prodotti significativi ai fini dell'acquisizione dei finanziamenti;
-	nelle azioni atte a realizzare e mantenere il sistema di gestione della qualità aziendale ed il riconoscimento del carattere scientifico dell'Istituto;
-	nelle iniziative volte a sinergizzare clinica e ricerca per potenziare la ricerca traslazionale e favorire il trasferimento delle innovazioni scientifiche alla pratica clinica;

All’ufficio è affidato, inoltre, il coordinamento delle seguenti attività:
-	Data manager: operano all’interno dei diversi dipartimenti con funzioni di supporto alle equipe nel processo di raccolta e trattamento dei dati di carattere demografico, clinico-funzionali e protocollo-specifici richiesti dallo studio; gestiscono il flusso di informazioni necessarie ai progetti di ricerca scientifica (Randomized Clinical Trial, Studi osservazionali, etc); curano l’inserimento dei dati; assicurano che lo studio sia condotto secondo le linee guida stabilite; effettuano il data cleaning e verificano la compliance e il rispetto delle procedure e delle normative di riferimento
-	Centro documentazione scientifica, in collaborazione con la Biblioteca, garantisce sia un costante aggiornamento sui risultati della ricerca scientifica e sulla loro corretta applicabilità nella pratica clinica sia la diffusione dei principali documenti sulla condizione dell’anziano
-	Clinical Trials Office e Research Quality Management (CTO-RQM) struttura di riferimento per lo sviluppo e la conduzione di programmi di ricerca clinica e per assicurare la qualità del processo di ricerca (quality assurance). Opera in collaborazione con i ricercatori e gli sperimentatori ed eventuali sponsor esterni per facilitare la conduzione dei progetti di ricerca, elabora procedure operative standard di riferimento per le attività di ricerca e garantisce inoltre il rispetto delle procedure previste dalle “Norme di Buona Pratica Clinica”, essenziali per il corretto svolgimento degli studi clinici. I servizi di supporto forniti comprendono oltre alla valutazione della fattibilità logistica del programma di ricerca clinica proposto l’organizzazione del supporto di personale paramedico alla ricerca clinica, la gestione del farmaco/tecnologia in studio (drug accountability), il coordinamento della ricerca clinica (tracking delle procedure previste dal protocollo di studio: arruolamento dei pazienti, rispetto della tempistica, organizzazione della documentazione rilevante), la gestione degli aspetti finanziari e del budget previsto per la ricerca clinica, la negoziazione e stesura dei contratti con gli sponsor esterni, l’interazione con il Comitato Etico (preparazione e follow-up delle procedure di approvazione da parte del CE. La struttura garantisce il processo di auditing ed effettua le verifiche sulla qualità degli studi e dei progetti di ricerca.

La Biblioteca  è costituita dall'insieme del patrimonio librario e dei servizi bibliografici e di documentazione ovunque ubicati; assicura l'aggiornamento, la conservazione e la migliore fruizione, nonché lo sviluppo del patrimonio bibliografico e documentario, a supporto della ricerca, della clinica ed altre attività dell'Istituto. Aderisce al progetto  Bibliosan. Ha i seguenti compiti:

•	Acquisisce, organizza, cataloga e conserva il patrimonio librario e documentale nel rispetto degli standard nazionali ed internazionali in campo biblioteconomico ed informativo;
•	Promuove, progetta e realizza la pubblicazione a stampa e on-line di volumi, opuscoli, brochure e materiale informativo, pertinente alle attività di ricerca;
•	Rende disponibile il suddetto materiale e fornire un ampio servizio di consultazione e prestito;
•	Offre servizi di informazione e documentazione per gli operatori interni e la comunità scientifica;
•	Fornisce accesso  alle più importanti banche dati biomediche utilizzabili (in sede e via internet);
•	Fornisce assistenza agli utenti sia nell'orientamento all'uso dei servizi della Biblioteca che nella migliore utilizzazione possibile delle risorse documentarie ed informative;
•	Attiva rapporti  di collaborazione interbibliotecaria al fine di potenziare lo scambio dell'informazione, migliorare la politica degli acquisti, condividere la conoscenza e migliorare l'offerta dei servizi;
•	Sovrintende alla gestione, conservazione e fruizione dell'Archivio Storico dell'Istituto.

I servizi erogati vengono monitorati con rilevazioni statistiche quantitative, qualitative e di user  satisfaction.
Nell’ambito dell’Ufficio è istituita una PO Biblioteca

•	  Segreteria della Direzione  Scientifica
La Segreteria assicura il corretto svolgimento delle attività segretariali facenti riferimento al Direttore  Scientifico, predisponendo la possibile soluzione in prima istanza delle problematiche, verificando la parte formale degli atti posti alla firma del Direttore svolgendo, in particolare,  i seguenti compiti:
•	supporto al  Direttore Scientifico nei rapporti istituzionali esterni;
•	cura la segreteria del Consiglio di Indirizzo e Verifica;
•	cura la segreteria del Comitato Tecnico Scientifico;
•	gestisce il sito web “Work flow della ricerca” del Ministero della Salute
•	cura i rapporti interni tra la Direzione Scientifica ed i Responsabili delle articolazioni organizzative aziendali;
•	gestisce l’ agenda del Direttore Scientifico; 
•	gestisce la corrispondenza del Direttore Scientifico;
•	gestisce l’archivio della documentazione della Direzione Scientifico;
•	partecipa alle riunioni per quanto di competenza; 
•	redige relazioni per quanto di competenza;
•	supporta la funzione aziendale preposta nell’organizzazione di manifestazioni, eventi, convegni, ecc..

Nell’ambito della Segreteria è istituita  una PO 

•	Scuola di Alta Formazione (UOSD)

La Scuola di Alta Formazione:
•	supporta la redazione dei progetti di ricerca per quanto concerne le attività  formative necessarie ai protocolli di ricerca
•	progetta, gestisce e organizza le attività formative rivolte all’esterno, inerenti i progetti di ricerca che l’ Istituto realizza al fine di aumentare il know how scientifico
•	predispone l’analisi dei bisogni formativi attraverso le metodologie e le competenze specifiche di ascolto finalizzato
•	valuta e monitora i  risultati formativi  in termini qualitativi
•	supporta la redazione di progetti la formazione offrendo indicazioni di metodo in ordine  all’elaborazione di programmi di formazione e attuando specifici interventi formativi
•	gestisce attività didattiche post-lauream negli ambiti dell'economia sanitaria, dell'epidemiologia, della ricerca psicosociale e della gestione dei servizi sanitari in conformità ai requisiti di legge nonché ai regolamenti ed in particolare al regolamento didattico;
-	promuove attraverso il meccanismo della stipula di convenzioni, attività formative in collaborazione con Enti pubblici e privati per attività formative e didattiche per: corsi  post lauream; corsi professionalizzanti  per figure/operatori socio assistenziali; attività formative per lo sviluppo di progetti speciali e di ricerca; programmi di formazione specialistici a livello nazionale e internazionale;
•	gestisce la comunicazione e la pubblicizzazione dei risultati scientifici dei progetti di ricerca avvalendosi della collaborazione di UU.OO presenti nell’Istituto
•	promuove ed eroga seminari di rilevanza scientifica: ovvero seminari rivolti anche all’esterno legati alle linee di ricerca;
•	promuove la Formazione in ambito di progetti di cooperazione internazionale;
•	promuove la linea di intervento legato alla formazione diretta agli anziani al fine di migliorare l’active ageing 
•	promuove lo sviluppo dell’area counseling rivolto alle famiglie e caregiver di anziani “fragili” 
•	promuove il piano marketing al fine di pubblicizzare i risultati delle ricerche scientifiche 

•	Laboratorio di studio e ricerca in biostatistica  (UOSD)
Il Laboratorio favorisce lo sviluppo della ricerca clinica e biomedica fornendo un supporto metodologico e statistico che riguarda il disegno, la conduzione e l'analisi statistica delle sperimentazioni cliniche controllate nelle diverse aree mediche e biologiche, studi osservazionali ed ai registri di casistiche cliniche nelle diverse aree, sviluppa il metodo biostatistico con aspetti innovativi che consentano di affrontare i nuovi problemi emergenti nella ricerca clinica. Svolge attività di:
•	Consulenza di base per gli operatori scientifici interni;
•	Attività su progetto (che implica analisi dati/modellizzazione statistica e eventuale report sui metodi statistici per pubblicazioni biomediche;
•	Attività di disegno sperimentale per i trials clinici su progetto.

Il Laboratorio si avvale di modelli matematici e statistici per supportare ricercatori interni ed esterni all’Istituto  nell’analisi  di dati emergenti da sperimentazioni cliniche o studi immagazzinamento, interrogazione e analisi dei dati biologici.

•	Laboratorio di Bioinformatica, Bioingegneria e Domotica (UOSD)
Il laboratorio si pone l’obiettivo di supportare gli studi e l’attività scientifica e clinica tramite l’applicazione dei metodi formali propri dell’informatica biomedica e della bioingegneria. 
L’obiettivo è di fornire strumenti di supporto alle decisioni tramite soluzioni di Information Technology, che siano in grado di agevolare la scoperta di nuovi strumenti diagnostici e terapeutici e migliorare sia i processi decisionali nella pratica clinica che, più in generale, le varie fasi della ricerca scientifica traslazionale. 
L’ambito di interesse riguarda sia lo studio del soggetto anziano con metodologie caratteristiche delle discipline tecnologiche (modelli di sistemi biologici), che l’analisi delle possibili applicazioni  della tecnologia per il miglioramento dell’ambiente di vita (telemedicina e domotica).
Il Laboratorio è impegnato nello sviluppo di soluzioni software per la gestione dei processi di analisi dei dati, l’esplorazione intelligente dei dati, la ricerca integrata di dati e conoscenze biologiche, l’elaborazione automatica (text mining) della letteratura scientifica.

Il Laboratorio è altresì impegnato nell’analisi e messa a punto di applicazioni di telemedicina/teleassistenza/temonitoraggio di pazienti con servizi multiaccesso e di sistemi per domotica. 
In particolare l’organizzazione delle attività prevede: 
•	Recepimento delle linee della Direzione e conseguente pianificazione, coordinamento attività/risorse e definizione priorità relativamente alle attività di competenza. Analizzare, discutere, selezionare, pianificare gli interventi da apportare alla procedure in gestione;
•	Studio della letteratura inerente i sistemi informativi di supporto alla ricerca scientifica e nuove piattaforme/nuove tecnologie di telemedicina per il trattamento/monitoraggio remoto del paziente
•	Sviluppo, per competenza, del Piano strategico aziendale ICT-medicina;
•	Studio e sviluppo di modelli e metodi computazionali e sviluppo applicativi per il supporto alla ricerca e metodi per l’analisi “intelligente” di serie temporali biomediche;
•	Promuovere ed effettuare ricerche di mercato, selezione e prove sperimentali delle devices presenti sul mercato;
•	Analisi di mercato, studio organizzativo, analisi esigenze utente, scelta prodotto coerentemente con le linee aziendali, attivazione e messa a regime, assistenza utente all'avviamento, formazione relativamente alle attività di competenza; 
•	Studio e sviluppo di: metodi e tecniche di intelligenza artificiale, sistemi wearable per il monitoraggio di pazienti in riabilitazione, tecnologie Web-based systems e internetworking applicate all’ambito di interesse;
•	Partecipazione e collaborazione con organizzazioni scientifiche (Board di bioinformatica del Comitato nazionale per la Biosicurezza e le Biotecnologie);
•	Partecipazione ai Gruppi di lavoro e di studio/analisi organizzativa per l'informatizzazione dell'Istituto; 
•	Coordinamento e responsabilità dei progetti informatici assegnati;
•	Cura dell’integrazione tra procedure informatizzate nell'ottica dell'ottimizzazione delle risorse;
•	Cura e messa a punto di ambienti di interrogazione dati dai Data Base di competenza e responsabilità della produzione dei flussi informativi dai Data Base di competenza verso la struttura aziendale.
•	Formazione pertinente degli utenti interni al fine di apprendere l'utilizzo delle procedure informatiche aziendali e degli strumenti, coordinamento e responsabilità dei progetti informatici assegnati.

Osservatorio epidemiologico professionale (UOS)

L’Osservatorio promuove e svolge ricerche e interventi nei luoghi di lavoro per comprendere il carattere dinamico del processo dell’invecchiamento in relazione al lavoro e migliorare:
•	le conoscenze delle relazioni età/lavoro/salute
•	le condizioni di lavoro e la qualità della vita degli adulti anziani
•	l’organizzazione del lavoro e della sicurezza

In particolare l’Osservatorio è finalizzato allo studio:
-	dei meccanismi fisiologici e psicologici fondamentali sottesi ai cambiamenti dovuti all’età e ai fattori professionali;
-	dei fattori di rischio per la salute nei luoghi di lavoro e in relazione all’invecchiamento;
-	dei fattori demografici e sociali connessi con l’invecchiamento della forza lavoro;
-	dell’interazione uomo/ambiente in considerazione dell’invecchiamento, per progettare e sviluppare interventi e servizi adatti alle esigenze dei lavoratori anziani.

L’Osservatorio è stato riconosciuto, con DGRM 866/04, Centro Epidemiologico Regionale Specialistico (CERS),  nodo operativo della  Rete Epidemiologica Regionale, coordinata dalla Agenzia Regionale Sanitaria, con le seguenti funzioni:
a) funzioni generali
-	Elaborazioni delle informazioni sui bisogni di salute della popolazione marchigiana e sui fattori di rischio per la salute per la pianificazione e gestione del Servizio Sanitario Regionale.
b) funzioni specifiche
-	raccolta ed elaborazione dei dati a livello locale;
-	collaborazione con altri CERS per l’attivazione dei sistemi di sorveglianza e gestione di focolai epidemici;
-	collaborazione nella gestione dei flussi informativi sanitari;
-	supporto allo sviluppo dei Piani Comunitari per la Salute
-	collaborazione alla progettazione e valutazione di interventi sanitari

Laboratorio di epidemiologia clinica, outcomes research e HTA (DPro)

Il Laboratorio progetta, organizza, conduce e valuta ricerche e iniziative finalizzate all'individuazione e all'applicazione degli interventi più appropriati nella prevenzione, diagnosi e cura della popolazione anziana. In quest'ottica, utilizza le competenze dell’epidemiologia clinica per collaborare con le altre strutture dell'Istituto alla pianificazione e realizzazione di studi clinici e per lo sviluppo e la realizzazione di progetti di intervento, linee guida e protocolli comportamentali. Nell'ambito della cosiddetta Evidence Based Medicine (EBM), le attività del Laboratorio riguardano: 
•	Supporto metodologico nel campo della ricerca clinica ed epidemiologica (endpoint hard e surrogati, metodi di valutazione della qualità della vita, studi sull’efficacia delle cure, survey territoriali sulla qualita’ dell’assistenza) 
•	Ricerca nel campo dell'EBM - collaborazione alla preparazione e valutazione di linee guida di pratica clinica e di percorsi diagnostico-terapeutici 
•	Collaborazione con il Laboratorio di studio e ricerca in Biostatistica, con la struttura Clinical Trials e con i data manager
•	Ricerca nel campo della valutazione economica degli interventi sanitari (Health Techology Assesment) in collaborazione con l’UO modelli assistenziali.

Laboratorio di ricerca sui Modelli Assistenziali HTA (DPro)

Il Laboratorio promuove e svolge attività di ricerca innovativa sui modelli assistenziali rivolti alla popolazione anziani. Nell’ottica della ricerca traslazionale, l’attività del Laboratorio è finalizzata a:
•	elaborare analisi di scenario basati su confronti di modelli in sviluppo e già implementati in realtà nazionali e internazionali;
•	supportare l’implementazione degli stessi all’interno dell’Istituto;
•	garantire le relazioni con le Istituzioni.

Staff del Direttore Sanitario

•	Segreteria di Direzione  Sanitaria
La Segreteria assicura il corretto svolgimento delle attività segretariali facenti riferimento al Direttore Sanitario, predisponendo la possibile soluzione in prima istanza delle problematiche, verificando la parte formale degli atti posti alla firma del Direttore svolgendo, in particolare,  i seguenti compiti:
-	supporto alla Direzione nei rapporti istituzionali esterni;
-	cura i rapporti interni tra la Direzione ed i Responsabili delle articolazioni organizzative aziendali;
-	gestisce l’agenda del direttore sanitario;
-	gestisce la corrispondenza del DS;
-	gestisce l’archivio della documentazione della Direzione Sanitaria;
-	partecipa alle riunioni per quanto di competenza; 
-	redige relazioni per quanto di competenza;
-	supporta la funzione aziendale preposta nell’organizzazione di manifestazioni, eventi, convegni, ecc..
-	supporta l‘attività prevista dal Quality System Manager (QSM)

•	Dipartimento  professioni  sanitarie (ex art. 8 LR Marche 13/03) (DPro)
vedi determine 227 del 29.10.07 e n. 512 del 4.8.09

•	Area della gestione del rischio clinico (U.O.S.D.)

Supporta il Direttore Sanitario per la pianificazione e l’organizzazione delle attività relative alla Gestione del Rischio Clinico. Nello svolgimento dei propri compiti attua un percorso progettuale ed operativo con la partecipazione delle Direzioni Mediche dei Presidi Ospedalieri, dei Direttori di Dipartimento e degli altri uffici/servizi coinvolti.
In particolare collabora al perseguimento dei seguenti obiettivi in tutte le Sedi e dell’Istituto:

•	la riduzione dei sinistri e degli eventi sentinella;
•	la riduzione delle vertenze penali e delle spese di risarcimento al fine di ottenere una possibile riduzione delle polizze assicurative;
•	il coordinamento delle attività relative al Sistema Informativo Monitoraggio Errori in Sanità (SIMES);
•	la messa a regime di un sistema di monitoraggio dello stato di implementazione delle raccomandazioni del Ministero della Salute per la sicurezza dei pazienti;
•	la validazione e sviluppo di buone pratiche per la sicurezza dei pazienti;
•	coordinamento delle attività di intervento rapido per l’analisi delle cause profonde in caso di evento avverso grave.

•	Area della Fisica Sanitaria e della pianificazione e gestione delle tecnologie biomediche (U.O.S.D.)

Nell’area della Fisica Sanitaria garantisce l’esercizio di attrezzature e materiali radianti secondo condizioni di massima sicurezza per gli utenti e per gli operatori, tenuto conto delle normative in vigore e fornisce supporto specialistico alle Unità Operative facenti uso di radiazioni a scopo diagnostico e/o terapeutico o che comunque utilizzino attrezzature che generano radiazioni. In particolare si occupa della:

•	definizione delle condizioni operative relativamente ad ambienti, installazione, impiego, persone coinvolte, rifiuti, ecc. per ciascuna attrezzatura, impianto o sostanza che produca radiazioni, in grado di salvaguardare la salute dei pazienti e degli operatori, nel rispetto totale delle norme vigenti in materia;
•	verifica che le condizioni operative così definite degli impianti, delle attrezzature e degli organici vengano messe in atto e permangano nel tempo;
•	analisi dello stato d’uso dei beni e dei materiali di competenza e definire eventuali interventi per ristabilire le condizioni di sicurezza richieste in connessione con l’attività del Servizio di Protezione e Prevenzione Aziendale;
•	cura di tutta la documentazione richiesta dalle norme in materia, provvedendo alle certificazioni del caso.

Nell’area della pianificazione e gestione delle tecnologie biomediche si occupa di gestire il rapporto con la ditta che svolge le attività cosiddette “di Ingegneria Clinica” e supporta la Direzione Sanitaria nella pianificazione dello sviluppo delle tecnologie biomediche. In particolare garantisce:

•	il supporto e la consulenza nelle gare di appalto di competenza;
•	la gestione del rapporto con la ditta che fornisce i servizi di Ingegneria Clinica con particolare riferimento alla:
a)	cura della manutenzione ordinaria, straordinaria e le riparazioni delle apparecchiature elettromedicali, con emissione degli specifici ordinativi e verifica della regolare esecuzione dell’intervento, nonché della congruità del corrispettivo richiesto per l’effettuazione dello stesso;
b)	sovrintendenza alle prove di accettazione e collaudo;
c)	gestione l’inventario e l’archiviazione della documentazione tecnica (rapporti di servizio, certificati di conformità ecc.)
d)	pianificazione degli interventi di manutenzione preventiva e correttiva;
e)	valutazione ed esecuzione dismissioni e fuori uso;
f)	gestione l’inventario del patrimonio tecnologico biomedicale.
•	il supporto alla Direzione Sanitaria per la valutazione delle richieste di integrazione/sostituzione delle tecnologie biomediche provenienti dai Dipartimenti e dalle Unità Operative.

•	Ufficio Qualità Servizi Alberghieri 

L’ Ufficio garantisce il controllo dei servizi alberghieri sia appaltati, sia svolti con  personale interno secondo quanto previsto dalla Det. N. 189/07. L’attività si attua attraverso:

•	pianificazione ed esecuzione dei controlli sulle attività erogate da terzi (rispondenza del servizio erogato a quanto richiesto in Capitolato) e sulle attività affidate agli operatori interni;  
•	valutazione del bisogno dei servizi; 
•	suggerimenti di competenza per la stesura dei Capitolati di gara e per la valutazione; 
•	gestione delle richieste extracontratto e/o emergenti. (interventi urgenti, prestazioni aggiuntive, variazione delle dotazioni ecc.).

	Nell’erogazione del servizio l’Ufficio si avvale della collaborazione delle Caposala/Responsabili di struttura quali prima-linea di controllo dei servizi succitati. 

	Le segnalazioni circa le inadempienze relative alla erogazione dei servizi alberghieri appaltati vengono effettuate dalle Caposala/Responsabili di struttura mediante la compilazione di specifiche schede. 

Il Responsabile dell’Ufficio coadiuvato dal personale individuato, effettua verifiche periodiche specifiche in contraddittorio con i responsabili delle ditte esterne, utilizzando appositi sistemi di rilevazione. Con la stessa periodicità l’Ufficio effettua, con il coinvolgimento dei Caposala/Responsabili, anche controlli sulle attività affidate agli operatori interni.

Nell’ambito dell’Ufficio è istituita  una PO. 

Staff del Direttore Amministrativo

·         Segreteria di Direzione Amministrativa
La Segreteria assicura il corretto svolgimento delle attività segretariali facenti riferimento al Direttore Amministrativo, predisponendo la possibile soluzione in prima istanza delle problematiche, verificando la parte formale degli atti posti alla firma del Direttore svolgendo, in particolare,  i seguenti compiti:
-          sSupporto al  Direttore Amministrativo nei rapporti istituzionali esterni;
-          cura la segreteria del Collegio Sindacale
-         cura i rapporti interni tra la Direzione ed i Responsabili delle articolazioni organizzative aziendali;
-          gestisce l’ agenda del direttore amministrativo;
-          gestisce la corrispondenza del Direttore Amministrativo;
-          gestisce l’archivio della documentazione della Direzione Amministrativa;
-          partecipa alle riunioni per quanto di competenza; 
-          redige relazioni per quanto di competenza;
-         supporta la funzione aziendale preposta nell’organizzazione di manifestazioni, eventi, convegni, ecc..

ALTRE FUNZIONI ORGANIZZATIVE E DIREZIONALI 

L’esigenza di unitarietà di interventi a livello aziendale evidenzia la necessità che la Direzione strategica predisponga ulteriori strumenti aggregativi in grado di coinvolgere professionalmente le unità produttive, assicurandone il necessario coordinamento e la verifica dell’attività esercitata.

Tali strutture, che non appartengono in senso stretto allo staff della Direzione Generale in quanto funzioni miste di consulenza, ma soprattutto di indirizzo professionale, vengono definite Programmi/Progetti speciali.

L’allocazione nel funzionigramma aziendale di tali strutture viene ricompresa in un ambito intermedio fra la direzione aziendale e la direzione della macrostrutture.

Ai fini dell’evidenziazione degli incarichi per i responsabili dei Programmi/Progetti speciali la natura stessa di tale incarico è collocata nella responsabilità professionale.

I Programmi/Progetti speciali sono attivati dal Direttore Generale con appositi atti, anche su richiesta del Direttore Scientifico, Sanitario, Amministrativo

ALLEGATO C
CENTRO SERVIZI AMMINISTRATIVI /TECNICO/LOGISTICI  (ATL) 

1. Mandato e principali funzioni

I servizi amministrativi/tecnico/logistici (ATL) hanno il compito di produrre, alle dirette dipendenze del Direttore Amministrativo, servizi amministrativi, tecnici, economali, logistici e di provveditorato, che risulti economicamente utile gestire in forma unitaria e accentrata.

La direzione aziendale, nel processo di integrazione delle funzioni di supporto, può delegare tutte le funzioni di un servizio amministrativo centrale o parte di esse, ad altre aziende sanitarie o ad organismi terzi esistenti o costituiti con finalità specifiche.

2. Aspetti organizzativi

L’insieme  dei servizi assume la denominazione di Centro Servizi ATL.

I servizi ATL centrali sono organizzati su base dipartimentale, coordinati da un dirigente amministrativo nominato dal Direttore Generale su proposta del Direttore Amministrativo.

Le competenze più significative del Coordinatore del Dipartimento sono:
•	la verifica del raggiungimento degli obiettivi perseguiti con l’organizzazione dipartimentale ed in particolare il razionale utilizzo delle risorse umane, tecnologiche e dei materiali di consumo, per i quali prevede appositi criteri;
•	la predisposizione della proposta di piano di attività annuale del Dipartimento, corredandolo all’utilizzo delle risorse disponibili.

In staff al Coordinatore è collocato un ufficio con funzioni di studio e di ricerca pertinenti.
I servizi amministrativi sono organizzati in unità operative complesse, semplici (di base e dipartimentali) e uffici.

3. Articolazione delle strutture ATL

Le unità operative, denominate Unità di competenza,  sono:

a)	Affari Generali 
b)	Acquisizione beni e servizi/Logistica
c)	Amministrazione risorse umane 
d)	Amministrazione e finanza 
e)	Attività tecniche/nuove opere/patrimonio 
f)	Sistemi Informativi aziendali
g)	Amministrazione della ricerca

a) Affari Generali UOSD

•	Provvede a svolgere la funzione di raccordo funzionale per l’intera area ATL;
•	Predispone e gestisce le convenzioni con enti/organizzazioni pubbliche e private, diverse da quelle della ricerca, di formazione permanente e continua del personale dipendente, da quelle inerenti l’alta formazione nonché di quelle di pertinenza delle DAPO;
•	Predispone gli atti relativi ai protocolli di intesa  con le Università ed altre strutture ad eccezione di quelli aventi ad oggetto prevalentemente l’attività didattica ;
•	Predispone gli atti di organizzazione, di nomina degli organismi e altri atti di carattere generale ai fini dell’adozione da parte del Direttore Generale 
•	Predispone gli atti relativi alle donazioni non di ricerca e non delegate ai POR
•	Gestisce il servizio portineria;
•	Coordina con la segreteria del Direttore Generale la gestione degli autisti; 
•	Garantisce l’invio obbligatorio per legge delle determine agli enti di competenza;
•	Garantisce la comunicazione all’Ufficio interessato delle richieste di chiarimenti formulate dagli enti di competenza nonché la dichiarazione di esecutività delle determine inviate agli enti di competenza; 
•	Gestisce la pubblicazione degli atti sull’albo pretorio informatizzato;
•	Provvede all’aggiornamento degli schemi di determinazione presenti su Attiweb a seguito di disposizioni normative o su richiesta/comunicazione da parte degli uffici competenti nonché all’attivazione o cessazione delle utenze del sistema attiweb come da richiesta delle direzioni o dei responsabili delle UUOO.
•	Garantisce la raccolta degli atti predisposti da Servizi, Presidi ed Uffici;
•	Cura il rilascio di certificazioni e copie autentiche degli atti esistenti presso l'archivio generale e la Direzione;
•	Garantisce l’organizzazione e la gestione amministrativa della libera professione aziendale, in stretta collaborazione con l’UO Amministrazione delle risorse umane, e supporta il Direttore Sanitario nell’attività di verifica di rispondenza dell’esercizio della stessa a norme e regolamenti ed agli obiettivi di efficienza/efficacia/qualità, anche ai fini dell’informazione al Direttore Generale ed al Collegio di Direzione, di eventuali proposte di modifica e/o integrazione;
•	Supporto nell’elaborazione delle politiche per la libera professione, anche con riferimento alle relazioni sindacali in materia e all'attivazione di rapporti contrattuali con terzi che si possono avvalere di prestazioni professionali erogate in regime di libera professione;
•	Predispone gli atti per incarichi libero professionali
•	Adotta gli atti delegati

 b) Acquisizione Beni e Servizi/Logistica UOC

La presente unità comprende le funzioni dell’Ufficio acquisti centrale, dell’Economato di Ancona-Fermo e Appignano e del Magazzino di Ancona.
In particolare svolge le seguenti funzioni:
•	Assicura gli adempimenti interni ed esterni, relativamente alle acquisizioni di beni e servizi e per il raggiungimento degli obiettivi assegnati dalla Direzione Generale;
•	Svolge le procedure relative all’acquisizione di beni e servizi e provvede ad effettuare i relativi adempimenti;
•	Predispone la programmazione annuale degli acquisti di beni e servizi (sopra e sotto soglia comunitaria) in collaborazione con le U.O. dell’Istituto;
•	Procede alla stipula dei contratti con le imprese aggiudicatarie e successivi adempimenti;
•	Collabora con il controllo di gestione per le previsioni economiche relative al budget degli acquisti;
•	Esprime parere favorevole in ordine alle eventuali determine delle DAPO riguardanti le acquisizioni di beni e servizi;
•	Adotta i provvedimenti delegati;
•	Definisce i fabbisogni formativi relativi all’aggiornamento degli operatori dell’U.O.C.;
•	Provvede alla redazione e alle eventuali modifiche del regolamento per le forniture di beni e servizi in economia.
•	Provvede all’effettuazione degli ordini di competenza;
•	Liquida le fatture di acquisto relative agli ordinativi direttamente emessi;
•	Provvede alla gestione del Magazzino e della relativa logistica

L’Unità esercita le proprie funzioni mediante sub articolazione in uffici  (PO) in funzione della specificità tecnico amministrativa ovvero in relazione a particolari tematiche da presidiare.

c) Amministrazione risorse umane UOC

•	Garantisce l'attività di studio e interpretazione delle norme contrattuali e del diritto del lavoro.
•	Assicura i compiti relativi all'amministrazione del personale con rapporto di lavoro dipendente e con rapporto di lavoro autonomo, comprese le forme flessibili di assunzione e impiego del personale ivi compresa la gestione amministrativa degli incarichi a ricercatori e collaboratori dei progetti di ricerca (collaborazione con l’Amministrazione della ricerca).
•	Garantisce la corretta applicazione della normativa e contrattualistica di riferimento sulla gestione del personale nei suoi aspetti giuridico-amministrativi ed economico-finanziari, e ne assicura l'omogenea attuazione nell'ambito delle diverse articolazioni aziendali.
•	Assicura i contingenti di risorse umane necessarie per la realizzazione degli obiettivi previsti negli strumenti di programmazione aziendale nel rispetto delle procedure di definizione delle dotazioni organiche, reclutamento del personale nelle sue diverse forme, allocazione delle risorse in accordo con le diverse articolazioni aziendali.
•	Cura la tenuta e l’aggiornamento degli elenchi dei soggetti privati accreditati e convenzionati, nonché dei professionisti convenzionati interni, con cui l’Istituto intrattiene rapporti giuridici ed economici.
•	Partecipa alle attività di gestione delle risorse umane attraverso l'elaborazione di dati e la predisposizione di stime sia di carattere economico, che giuridico-amministrativo.
•	Condivide con la direzione aziendale le azioni di gestione del personale e delle relazioni sindacali.
•	Assicura la gestione amministrativa dei percorsi di carriera del personale dipendente, nel rispetto dei vincoli giuridico normativi ed economici.
•	Assicura, secondo le indicazioni della direzione, i processi di mobilità del personale sia all'interno che all'esterno dell'Istituto.
•	Collabora alla realizzazione delle funzioni del controllo di gestione per gli aspetti attinenti alla allocazione delle risorse umane ai centri di costo ed alla attuazione dei budget di risorse concordati.
•	Fornisce supporto tecnico all’Unità Affari legali relativamente al contenzioso del personale dipendente.
•	Adotta i provvedimenti delegati.
•	Definisce i fabbisogni formativi, provvede alla formazione e all’aggiornamento degli operatori.
•	Raccoglie le informazioni necessarie al Controllo di gestione. 
•	Partecipa a comitati, commissioni o gruppi di lavoro interni o esterni all’Istituto in cui sia necessaria la specifica professionalità dell’unità.

L'Unità esercita le proprie funzioni mediante sub articolazioni  in UO semplici e/o in uffici (PO) in funzione della specificità di materie trattate ovvero di particolari tematiche da presidiare.

d) Amministrazione e finanza UOC

•	Redige il bilancio annuale e pluriennale, il bilancio di esercizio, in conformità alle valutazioni economiche derivanti dai piani attuativi, dal piano annuale delle azioni ed in funzione degli obiettivi di breve periodo assegnati dalla Direzione Generale. Attua le verifiche trimestrali dovute al Ministero della Salute ed alla Regione nel corso della gestione.
•	Cura la tenuta delle scritture contabili in conformità alle disposizioni di legge civile, e fiscale; gestisce tutte le problematiche contabili relative alla ricerca corrente, finalizzata, commissionata da terzi.
•	Tiene i rapporti con la tesoreria, gli uffici fiscali e gli istituti di credito, adempie agli obblighi 
•	Effettua le verifiche tecniche, in corso di esercizio, dei costi e dei ricavi e la redazione tecnica delle loro risultanze finali, garantendone il coordinamento aziendale.
•	Mantiene i rapporti con gli uffici regionali e con le altre aziende sanitarie per regolare le ragioni di debito e credito.
•	E' responsabile della tenuta dell'archivio centrale delle fatture attive e persegue la riscossione dei crediti.
•	Garantisce i pagamenti conseguenti l'acquisizione dei fattori produttivi, intrattiene i rapporti con i fornitori attuando le politiche di cassa secondo le indicazioni della direzione amministrativa;
L’U.O. espleta le funzioni assegnate in stretta collaborazione ed integrazione con gli uffici di staff competenti in materia.

L'Unità esercita le proprie funzioni mediante sub articolazioni  in uffici (PO) in funzione della specificità di materie trattate ovvero di particolari tematiche da presidiare.

e) Attività tecniche/nuove opere/patrimonio UOC

•	Assicura la gestione del patrimonio immobiliare funzionale e del patrimonio immobiliare da reddito e non.
•	Provvede all'espletamento delle procedure necessarie  di gara e non, per l'affidamento di incarichi di progettazione, direzione lavori, collaudi e coordinamento per la sicurezza in fase di progettazione ed esecuzione. 
•	Assume gli incarichi di progettazione, direzione lavori, collaudo e coordinamento per la sicurezza in fase di progettazione ed esecuzione ed elabora studi di fattibilità. 
•	Provvede all'espletamento delle procedure necessarie  di gara e non, per l'affidamento delle aree destinate ai servizi di concessione bar ed edicola coordinandosi con la Dapo di competenza.
•	Provvede all’espletamento delle procedure di gare pubbliche per l’affidamento di lavori di costruzione e/o manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili e degli impianti ivi allocati.
•	Predispone la programmazione annuale e triennale (Dlgs. 163/06 – DPR 207/2010) dei lavori e dei finanziamenti.
•	Sovrintende all’attività dei professionisti incaricati in caso di affidamento all’esterno dei servizi di architettura ed ingegneria.
•	Richiede alle autorità competenti le autorizzazioni/pareri necessari all’esecuzione dei lavori (es. concessioni edilizie, SCIA, DIA, ecc.).
•	Sovrintende al regolare svolgimento dei lavori (SAL, regolare esecuzione delle opere, varianti  in corso d’opera, ecc).
•	Assume l’incarico di Responsabile dei lavori ai sensi del Dlgs. 81/08 e s.m.i..
•	Sovrintende ad interventi di manutenzione su immobili e impianti.
•	Sovrintende alla gestione delle attività di tutte le imprese esterne impegnate negli interventi di manutenzione;
•	Predispone  e firma i contratti con le imprese, gestisce le autorizzazioni per i subappalti, provvede alle liquidazioni.
•	Provvede alla manutenzione del patrimonio aziendale costituito dalle apparecchiature informatiche, all’installazione e alla gestione delle reti di trasmissione dati.
•	Controlla, attraverso il monitoraggio delle attività l’efficienza dei settori tecnici, l’adeguatezza delle risposte e l’ottimizzazione delle risorse.
•	Collabora, su richiesta delle Unità dell’Istituto, all’elaborazione di capitolati tecnico-informatici.
•	Provvede alla progettazione e gestione della rete informatica, alla manutenzione diretta o indiretta delle apparecchiature informatiche.
•	Assicura il trattamento dei dati riguardanti la privacy inerenti la sua unità nelle modalità previste dalla normativa di settore.
•	Provvede all’espletamento delle procedure per l’acquisizione e/o alienazione a qualsiasi titolo degli immobili in collaborazione con l’Ufficio Affari Legali e Contenzioso UOC e UOS Contratti.
•	Predispone le procedure di affidamento dei contratti di locazione nonché segue la corretta applicazione degli stessi comunicando eventuali inadempimenti all’ufficio competente.
•	Provvede all’attivazione ed alla gestione delle utenze.
•	Raccoglie e trasmette i dati necessari a fini fiscali al competente servizio.
•	Adotta i provvedimenti delegati.
•	Raccoglie le informazioni necessarie al Controllo di gestione.
•	Partecipa a comitati, commissioni o gruppi di lavoro interni o esterni all’Istituto in cui sia necessaria la specifica professionalità dell’unità.
•	Predispone e comunica agli organi di vigilanza e controllo tutti i dati relativi alla proprio Unità operativa (AVCP, NSIS, etc.).
•	Svolge attività di consulenza tecnica/amministrativa richiesta dalle altre UU.OO.

L'Unità esercita le proprie funzioni mediante sub articolazioni  in UO semplici, UO Tecnologie informatiche e telematiche e UO Servizi a contenuto tecnologico nonché in uffici (PO) in funzione della specificità di materie trattate ovvero di particolari tematiche da presidiare.

f) Area Servizi Informativi UOSD

•	Garantisce la congruenza e l’integrazione fra i singoli interventi ed il sistema unico informativo aziendale analizzando i fabbisogni informativi amministrativi,sanitari e relativi alla ricerca.
•	Realizza il continuo sviluppo del sistema ed iniziative atte a migliorare ed a rendere più funzionale la gestione e fruizione dell’informazione attraverso l’individuazione delle opportunità di razionalizzazione offerte dalla tecnologia informatica, conducendo progetti nelle applicazioni avanzate di sanità elettronica.
•	Supporta le esigenze di integrazione aziendale tra i singoli processi produttivi (ricerca, sanitari, amministrativi) al fine di raggiungere gli obiettivi della missione aziendale, individuando opportunità di razionalizzazione organizzativa (flussi, procedure, comunicazioni, integrazioni) offerte dalla tecnologia informatica.
•	Definisce e presidia i processi di progettazione di applicazioni ed del loro sviluppo (interno od esterno), della loro integrazione nel sistema informativo aziendale e della loro fruibilità da parte dell’utenza.
•	Tale attività può essere svolta internamente o riguardare il presidio dei contratti attraverso i quali viene esternalizzata.
•	Definisce ed elabora i flussi informativi dell’Istituto e di tutte le sue articolazioni per l’uso interno e per la diffusione verso organi esterni istituzionali e verso il cittadino. Il servizio gestisce la coerenza dei dati, le regole di aggregazione e la gestione del sistema informativo di governo dell’Istituto.

g) Amministrazione della ricerca UOSD

E’ funzione di supporto, relativamente alle attività amministrative connesse alla ricerca scientifica (corrente, finalizzata, commissionata), che confluiscono nella gestione amministrativa e contabile di istituto.

•	gestisce l’attività  di  rendicontazione sulla ricerca corrente, finalizzata, commissionata, attraverso l’utilizzo dei metodi, tempi e strumenti informativi richiesti dai committenti delle ricerche stesse (Es. UE, Ministero Salute, ecc…);
•	gestisce l’attività amministrativa e contabile relativa a collaborazioni scientifiche,  borse di studio, incarichi di ricerca, soggiorno di studio (collaborazione con l’Amministrazione Risorse Umane);
•	collabora con la funzione aziendale preposta nella gestione delle procedure di approvvigionamento di beni e servizi per ricerche finalizzate.

L'Unità può  altresì articolarsi in uffici (PO) in funzione della specificità di materie trattate ovvero di particolari tematiche da presidiare.