SOCIAL MEDIA POLICY AZIENDALE PER L’UTILIZZO DEI SOCIAL NETWORK
Approvata con Determina DGEN 351 del 3 Ottobre 2017
Premessa
Il presente documento di Social Media Policy definisce le principali regole di gestione dei social network dell’IRCCS INRCA – Istituto Nazionale Riposo e Cura Anziani.
L’INRCA utilizza i social media per informare, comunicare, ascoltare e per favorire la partecipazione, il confronto e il dialogo con i cittadini-utenti, gli enti locali, le aziende sanitarie ed ospedaliere, con le associazioni e tutti gli altri soggetti pubblici e privati che si occupano delle tematiche della salute e del benessere, con particolare riferimento alla popolazione anziana, nell’ottica della trasparenza e della condivisione. Con i social media l’INRCA intende quindi informare e agevolare l’accesso ai servizi, perseguendo finalità istituzionali e di interesse generale.
I contenuti diffusi dall’Ente attraverso i social non sostituiscono ma rafforzano gli obblighi istituzionali di pubblicità e trasparenza.
La creazione e la gestione degli account nei diversi siti di social networking, così come la definizione dei ruoli e delle responsabilità, sono conformi a quanto disposto dalle “Linee Guida per i siti web della PA – Vademecum Pubblica Amministrazione e social media” del Ministero della Funzione Pubblica.
SOCIAL MEDIA POLICY
Cos’è
Regola i comportamenti degli utenti (cittadini, caregivers, stakeholders, ecc.) negli spazi virtuali dei social network istituzionali dell’INRCA, ed indica contenuti e modalità di relazione nell’interazione e dialogo virtuale con l’Amministrazione.
Regola inoltre i comportamenti del personale preposto alla gestione di tali account.
I profili social istituzionali dell’INRCA sono gestiti dallo Staff dell’Ufficio Comunicazione/URP (di seguito anche Staff), sotto la responsabilità del legale rappresentante, Il Direttore Generale dell’Istituto.
Obiettivi
Secondo i principi di trasparenza e partecipazione, le reti sociali digitali sono utilizzate dall’INRCA per favorire la condivisione delle azioni intraprese, il confronto e il dialogo con i cittadini secondo livelli incrementali di ascolto, presidio, partecipazione, interazione.
Servono altresì a diffondere con tempestività informazioni e notizie su attività e iniziative dell’Ente, promuovere eventi e ricerche, oltre a fornire consigli sui corretti stili di vita, attraverso una comunicazione diretta ed interattiva.
Contenuti (cosa postiamo)
Sulle diverse piattaforme di social networking si informano i cittadini sulle novità normative, in merito ai servizi e alle iniziative dell’INRCA, sulle attività che coinvolgono l’Istituto assieme al Ministero della Salute, alla Regione Marche, agli Enti locali, ad aziende sanitarie e ospedaliere, a organizzazioni, associazioni e istituzioni nazionali e sovranazionali.
I contenuti pubblicati comprendono comunicazioni sulle attività e i servizi erogati, comunicati stampa, servizi giornalistici, pubblicazioni e documenti ufficiali, novità normative, informazioni su iniziative ed eventi di settore, immagini e video istituzionali e relativi a eventi a cui l’Istituto partecipa.
Dopo una verifica dell'attendibilità della fonte, lo Staff, adibito alla gestione dei canali social, valuta e rilancia informazioni di interesse pubblico veicolate da soggetti terzi (Ministero della Salute, Regioni, ASL, soggetti pubblici ed autonomie locali, istituti di ricerca, mezzi di informazione etc.) al fine di incoraggiare la diffusione delle informazioni e la partecipazione degli utenti.
Netiquette (Regole di conversazione)
Le "regole di conversazione" (Netiquette) con gli interlocutori in rete sono un patto di dialogo.
Cosa non postiamo
I social network utilizzati
Al momento dell’approvazione del presente regolamento, l’INRCA è presente sulle piattaforme digitali Facebook, Twitter, Linkedin e YouTube.
I contenuti del presente regolamento sono validi anche in riferimento all’attivazione di eventuali ulteriori Social network che l’Istituto intendesse attivare in futuro.
La pagina Facebook
La pagina Facebook “INRCA – Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico” è visitabile all’indirizzo https://www.facebook.com/Inrca/. Trattandosi di una pagina pubblica, è accessibile anche a coloro i quali non siano iscritti alla piattaforma. È gestita dallo Staff dell’Ufficio Comunicazione/URP ed è volta in particolare a fornire informazioni sull'attività dell'Istituto e sulle modalità di accesso ai servizi offerti. Per rispondere agli utenti, è attiva la funzione “messaggi diretti”, che tutela la riservatezza delle richieste contenuti.
Il profilo Twitter
Il profilo Twitter “@INRCA_IRCCS” (https://twitter.com/INRCA_IRCCS) è gestito dallo Staff dell’Ufficio Comunicazione/URP. Non utilizza alcun meccanismo di pubblicazione automatico per la diffusione dei contenuti poiché per sua natura viene aggiornato in tempo reale.
La pagina Linkedin
La pagina Linkedin aziendale “IRCCS INRCA – Istituto Nazionale Riposo e Cura Anziani” è reperibile all’indirizzo web https://it.linkedin.com/company/inrca---istituto-nazionale-ricovero-e-cura-anziani e gestita dallo Staff dell’ufficio Comunicazione/URP. Funge da canale di condivisione delle iniziative dell’Ente, con particolare riferimento alle possibilità di collaborazione, nel network dedicato ai professionisti.
Il Canale YouTube
Il Canale YouTube “Istituto Nazionale Riposo e Cura Anziani” è accessibile all’indirizzo web https://www.youtube.com/channel/UC9c2LXottJxPDfg663YeuEA
Il canale, gestito dall’Ufficio Comunicazione/URP, funge da archivio virtuale per la fruizione di video relativi a conferenze stampa, eventi, interviste, servizi radio-televisivi, videomessaggi, campagne di comunicazione istituzionale. Dei video pubblicati su YouTube è consentito l’embedding (la possibilità di essere incorporati) su siti e blog. I contenuti multimediali pubblicati rispondono ai requisiti tecnici della piattaforma generale di YouTube.
Licenza
I testi, le fotografie, i video e eventuali altri materiali, sono pubblicati con licenza Creative Commons (Attribuzione - Non commerciale - Non opere derivate 3.0 Italia - CC BY-NC-ND 3.0 IT), e possono essere riprodotti liberamente, citandone la fonte.
Nello specifico, tale licenza consente di: condividere, riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare questo materiale con qualsiasi mezzo e formato.
Il licenziante, in particolare, non può revocare questi diritti fintanto che i contenuti rispettino i termini della licenza, sintetizzati nelle seguenti condizioni:
Dichiarazione di esclusione di responsabilità (Disclaimer)
I commenti e i post degli utenti, che sono invitati a indicare il proprio nome e cognome, rappresentano l'opinione dei singoli e non quella dell’INRCA, che non può essere ritenuto responsabile della veridicità o meno di ciò che viene pubblicato sui canali da terzi.
Moderazione (Interazione)
Per moderazione si intende l’interazione tra il cittadino/utente, attività regolata dallo Staff, preposto alla gestione degli accounts.
Non è prevista una moderazione preventiva: tutti gli utenti possono intervenire per esprimere la propria opinione, seguendo le regole del rispetto altrui, dell’educazione e della pertinenza. L’INRCA si riserva il diritto di rimuovere i contenuti che violino tali principi.
Non sono tollerati insulti o atteggiamenti che ledano la dignità delle persone. In particolare saranno rimossi contenuti che:
Sono inoltre scoraggiati e comunque soggetti a moderazione, commenti e contenuti dei seguenti generi:
Tempi di risposta
Sono apprezzate menzioni, messaggi e domande alle quali lo Staff si impegna a rispondere tempestivamente.
I tempi di risposta possono variare in base alla tipologia della richiesta, che viene fornita grazie al coordinamento con gli uffici competenti relativamente ai contenuti, nel limite di 48 ore dalla richiesta o, in caso di festività, entro i primi 2 giorni lavorativi successivi.
I canali istituzionali vengono presidiati, di regola, dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.30 alle ore 16.00.
Le pagine e gli account INRCA sui social network non sono canali ufficiali per avere informazioni o inviare segnalazioni o reclami. Per tali finalità è necessario rivolgersi all’Ufficio Relazioni con il Pubblico, all’indirizzo di posta elettronica urp@inrca.it.
Per dare risposta alle richieste di informazione più comuni, l’INRCA pubblica nel sito web istituzionale http://www.inrca.it/inrca/home.asp e aggiorna regolarmente notizie e dati riguardanti l’attività istituzionale, i servizi, gli atti e tutte le informazioni che possano risultare utili al cittadino, alle Istituzioni, al terzo settore, ai mass media, alle altre Pubbliche amministrazioni, agli operatori sanitari e ai dipendenti dell’Azienda.
Privacy
Il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate. I dati sensibili, postati in commenti o post pubblici all'interno delle pagine social dell’INRCA, saranno rimossi.
I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai canali social, saranno trattati nel rispetto delle vigenti normative sulla privacy.
In nessuno spazio digitale pubblico dell’INRCA sarà ammessa la discussione di casi clinici individuali: trattasi di informazioni altamente riservate, che vanno discusse solo in privato con il personale sanitario.
Nel pubblicare un commento o altro materiale su uno spazio dell’INRCA, si accetta che l’Istituto riproduca ed utilizzi il contributo ove necessario. Di tale condizione è data idonea informativa all’utenza.