L’Unità Operativa Amministrazione e Finanza è una struttura operativa complessa, quale articolazione organizzativa del Dipartimento Amministrativo-Tecnico-Legislativo (ATL) in “line” al Coordinatore del Dipartimento Amministrativo.
L’unità esercita le proprie funzione attraverso sub articolazioni in cinque settori, seguendo una distinzione tradizionale dell’ufficio bilancio. L’organizzazione prevista è la seguente:

  • ciclo passivo
  • ciclo attivo
  • cassa economale
  • contabilità analitica
  • gestione finanziaria e fiscale

In particolare, il ciclo attivo sovraintende all’emissione delle fatture attive e relativa gestione dell'archivio centrale e alla riscossione dei crediti, in collaborazione con l’ufficio legale. gestisce i rapporti con la tesoreria, con gli uffici fiscali e con gli istituti di credito.
Coordina gli incassi nelle casse-cup di ogni presidio e ogni altri incasso/ricavo e si interfaccia con le direzioni mediche e la direzione scientifica per l’emissione delle fatture.
Il ciclo passivo sovraintende alla regolare registrazione delle fatture passive, alla gestione dei pagamenti dei fornitori, dei professionisti, delle utenze, nonché alla registrazione degli stipendi, dipendenti e non, e relativi mandati di pagamento.
Il settore cassa economale garantisce la tenuta della cassa per i dipendenti dell’amministrazione del polo tecnico scientifico in modo residuale rispetto alla cassa economale del POR di Ancona e nel rispetto di quanto previsto nell’ atto n. 648 del 20/11/2000. Coordina i rapporti con gli economati di sede per la registrazione e liquidazione delle fatture e, infine, predispone apposita Determina di approvazione dei rendiconti di cassa economale per il reintegro delle spese agli economi.
La contabilità analitica garantisce la corretta elaborazione dei dati di costo e di ricavo rilevati dal sistema degli ordini e dei carichi/scarichi e la sistemazione tecnica degli stessi ai fini dell’alimentazione dei report periodici di monitoraggio degli andamenti. Tale settore svolge i suoi compiti in stretto contatto con il Controllo di gestione, deputato a definire le regole di registrazione e i metodi di rilevazione e lettura dei dati di costo e di ricavo, in considerazione della dimensione organizzativa (CdR , commessa, ecc).
La gestione finanziaria e fiscale riguarda i rapporti con la Tesoreria, con gli uffici fiscali e con gli Istituti di credito. Sulla base delle richieste da parte delle Regioni e/o dalla direzione strategica vengono elaborati e monitorati i rendiconti di cassa.
Ciascuno dei settori in cui è articolata l’UO svolge una serie di attività specifiche che nel loro insieme compongono l’intero ciclo contabile, composto dalle seguenti attività:

• redazione del bilancio preventivo annuale e pluriennale, del bilancio di esercizio, in conformità alle valutazioni economiche derivanti dai piani attuativi, dal piano annuale delle azioni ed in funzione degli obiettivi di breve periodo assegnati dalla Direzione Generale tramite le risultanze del processo di budget acquisito dal Controllo di Gestione;
• verifiche trimestrali dovute al Ministero della Salute ed alla Regione nel corso della gestione.
• tenuta delle scritture contabili in conformità alle disposizioni di legge civile, e fiscale; gestione di tutte le problematiche contabili relative alla ricerca corrente, finalizzata, commissionata da terzi.
• gestione dei rapporti con la tesoreria, gli uffici fiscali e gli istituti di credito e adempimento dei connessi obblighi 5. verifiche tecniche, in corso di esercizio, dei costi e dei ricavi e redazione tecnica delle loro risultanze finali
• gestione dei rapporti con gli uffici regionali e con le altre aziende sanitarie per regolare le ragioni di debito e credito.
• gestione dell'archivio centrale delle fatture attive e passive
• riscossione dei crediti, in collaborazione con l’ufficio legale
• gestione dei pagamenti dei fornitori, dei rapporti con gli stessi e attuazione delle politiche di cassa secondo le indicazioni della direzione amministrativa
• registrazioni stipendi dipendenti e non e relativi mandati;

STRUTTURA ORGANIZZATIVA