SOCIAL MEDIA POLICY AZIENDALE PER L’UTILIZZO DEI SOCIAL NETWORK
Approvata con Determina DGEN 17 del 20 Gennaio 2020
1) SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
1.1 Premessa
II presente documento di Social Media Policy definisce le principali regole di gestione dei social network dell'IRCCS INRCA- lstituto Nazionale Riposo e Cura Anziani.
L'INRCA utilizza i social media per informare, comunicare, ascoltare e per favorire la partecipazione, ii confronto e ii dialogo con i cittadini-utenti, gli enti locali, le aziende sanitarie ed ospedaliere, con le associazioni e tutti gli altri soggetti pubblici e privati che si occupano delle tematiche della salute e del benessere, con particolare riferimento alla popolazione anziana, nell'ottica della trasparenza e della condivisione. Con i social media l'INRCA intende quindi informare e agevolare l'accesso ai servizi perseguendo finalità istituzionali e di interesse generale.
L'lnrca utilizza i social media anche per una attività di dissemination/communication di tutti i progetti di ricerca che si intendono promuovere "postare" sui social dell'lstituto.
Pertanto, si precede alla creazione di spazi social ad hoc, utili ad informare ii lettore, partner,
ricercatori, stakeholder su progetti di ricerca specifici partnership e similari con contenuti adatti ed esaustivi del mondo scientifico/sanitario INRCA
I contenuti diffusi dall'Ente attraverso i social non sostituiscono ma rafforzano gli obblighi istituzionali di pubblicità e trasparenza.
La creazione e la gestione degli account nei diversi siti di social networking, cosi come la definizione dei ruoli e delle responsabilità, sono conformi a quanto disposto dalle "Linee Guida per i siti web della PA- Vademecum Pubblica Amministrazione e social media" del Ministero della Funzione Pubblica.
1.2. Oggetto e finalità
La social media policy e un documento necessario per la gestione dei social media di un'azienda. L'obiettivo e quello di informare ii personale sulle sue responsabilità nel sostenere la credibilità e la
reputazione dell'Ente oltre a fornire dei parametri d'utilizzo per l'utenza. Pertanto, ii documento di policy si divide in due parti:
. policy esterna
. policy interna
1.3 Visibilità
Alla social media policy esterna viene data ampia visibilità mediante la pubblicazione sul sito istituzionale.
Alla social media policy interna viene data ampia visibilità al personale interno mediante pubblicazione sulla rete intranet aziendale.
2) SOCIAL MEDIA POLICY ESTERNA
2.1 Cos'è
Regola i comportamenti degli utenti (cittadini, caregivers, stakeholders, ecc.) negli spazi virtuali dei social network istituzionali dell'INRCA, ed indica contenuti e modalità di relazione nell'interazione e dialogo virtuale con l'Amministrazione.
Regola inoltre i comportamenti del personale preposto alla gestione di tali account.
Regola inoltre la modalità di gestione dei progetti di ricerca che andranno inseriti nei social INRCA, per definire "chi fa cosa", ovvero:
1. Il responsabile del progetto compila su intranet ii communication/ticket per richiedere di inserire ii progetto sui social
2. Contestualmente invia tramite mail ii materiale relativo al progetto, in italiano ed inglese ove necessario, alla mail comunicazione @inrca.it
3. II materiale viene "lavorato", sintetizzato ed i documenti vengono predisposti in un formato utile ad essere pubblicato
4. II progetto di ricerca viene "disseminato" sui social
Tempistica:
Con il communication ticket ii lavoro viene preso in carico. Contestualmente e comunque entro 3 giorni ii materiale deve essere inviato all'Ufficio Comunicazione.
Nei 3 giorni successivi ii progetto deve essere pubblicato sui social. La scelta del social va condivisa con ii Responsabile del progetto stesso.
I profili social istituzionali dell'INRCA sono gestiti dall'Ufficio Formazione, Aggiornamento del Personale, Comunicazione (di seguito anche Staff).
2.2 Obiettivi
Secondo i principi di trasparenza e partecipazione, le reti sociali digitali sono utilizzate dall'INRCA per favorire la condivisione delle azioni intraprese, il confronto e il dialogo con i cittadini secondo livelli incrementali di ascolto, presidia, partecipazione, interazione.
Servano inoltre ad informare utenti, stakeholder, partners su progetti di ricerca specifici, partnership e similari
Servano altresì a diffondere con tempestività informazioni e notizie su attività e iniziative dell'Ente, promuovere eventi e ricerche, oltre a fornire consigli sui corretti stili di vita, attraverso una comunicazione diretta ed interattiva.
2.3 Contenuti (cosa postiamo)
Sulle diverse piattaforme di social networking si informano i cittadini sulle novità normative, in merito ai servizi e alle iniziative dell'INRCA, sulle attività che coinvolgono l'lstituto assieme al Ministero della Salute, alla Regione Marche, agli Enti locali, ad aziende sanitarie e ospedaliere, a organizzazioni, associazioni e istituzioni nazionali e sovranazionali.
I contenuti pubblicati comprendono comunicazioni sulle attività e i servizi erogati, comunicati stampa, servizi giornalistici, pubblicazioni e documenti ufficiali, novità normative, informazioni su iniziative ed eventi di settore, immagini e video istituzionali e relativi a eventi a cui l'lstituto partecipa.
I contenuti fanno inoltre riferimento a nuovi progetti di ricerca dell'lstituto, sia propri, sia quelli in cui esiste una rete tra partners.
Dopo una verifica dell'attendibilità della fonte, lo Staff, adibito alla gestione dei canali social, valuta e rilancia informazioni di interesse pubblico veicolate da soggetti terzi (Ministero della Salute, Regioni, ASL, soggetti pubblici ed autonomie locali, istituti di ricerca, mezzi di informazione etc.) al fine di incoraggiare la diffusione delle informazioni e la partecipazione degli utenti.
2.4 Netiquette (Regole di conversazione)
Le "regale di conversazione" (Netiquette) con gli interlocutori in rete sono un patto di dialogo.
A tutti si consente di esporre la propria opinione, con correttezza e misura, e di rispettare le opinioni altrui.
Qualsiasi interlocutore e responsabile dei messaggi che invia, dei contenuti che pubblica e delle opinioni che esprime. Non sono comunque tollerati insulti, volgarità, offese, minacce, e in generale, atteggiamenti violenti. L'lstituto valuta, a seconda dei casi, le azioni da intraprendere per la propria tutela nell'eventualità che ciò si verifichi.
L'interesse pubblico degli argomenti è un requisito essenziale per l'interazione: non e possibile utilizzare questi spazi per affrontare casi personali.
Non è tollerata alcuna forma di pubblicità, spam o promozione di interessi privati o di attività illegali. Qualora vengano postati contenuti di tale natura verranno tempestivamente rimossi, dandone motivazione all'autore del post.
I contenuti pubblicati devono rispettare la privacy delle persone. Va evitata la pubblicazione di dati personali (caselle email, numeri di telefono, numeri di canto corrente, indirizzi etc.). In caso contrario, i contenuti postati saranno rimossi per tutelare le persone interessate.
Non sono ammessi contenuti che violino ii diritto d'autore, nè l'utilizzo non autorizzato di marchi registrati. L'lstituto si impegna a prevenire e contrastare tale eventualità, restando la responsabilità in capo all'autore del post.
In caso di mancato rispetto delle regole contenute nel presente documento, l'INRCA si riserva la possibilità di cancellare i contenuti, allontanare gli utenti dai propri spazi e segnalarli ai filtri di moderazione del social network ospitante. Saranno altresì rimossi commenti e post che violino le condizioni esposte in questo documento.
2.5 Cosa non postiamo
- lnformazioni su tematiche oggetto di controversie legali o su affermazioni che potrebbero essere utilizzate contra l'lstituto;
- lnformazioni riservate, come la corrispondenza interna, informazioni di terze parti (a titolo esemplificativo non esaustivo istituzioni, utenti, stakeholder, etc) o informazioni su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici decisioni da assumere e provvedimenti relativi a procedimenti in corso, prima che siano stati ufficialmente deliberati e comunicati formalmente alle parti;
- lnformazioni personali e dati sensibili.
2.6 I social network utilizzati
Al momento dell'approvazione del presente regolamento, l'INRCA è presente sulle piattaforme digitali Facebook, Twitter, Linkedin e YouTube.
I contenuti del presente regolamento sono validi anche in riferimento all'attivazione di eventuali ulteriori Social network che l'lstituto intendesse attivare in futuro.
La pagina Facebook
La pagina Facebook "INRCA - lstituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico" è visitabile all' indirizzo https://www.facebook.co m/lnrca/. Trattandosi di una pagina pubblica, e accessibile anche a coloro i quali non siano iscritti alla piattaforma. E’ gestita dallo Staff dell'Ufficio Comunicazione/URP ed è volta a fornire informazioni sull'attività dell'lstituto, sulle modalità di accesso ai servizi offerti e su tutti i progetti di ricerca scientifica lnrca o di cui l'lnrca risulta partner.
lnoltre per rispondere agli utenti, è attiva la funzione " messaggi diretti", che tutela la riservatezza delle richieste.
II profilo Twitter
II profile Twitter "@INRCA_IRCCS" (https://twitter.com/lNRCA_IRCCS) e gestito dallo Staff dell'Ufficio
Comunicazione/URP. Non utilizza alcun meccanismo di pubblicazione automatico per la diffusione dei contenuti poichè per sua natura viene aggiornato in tempo reale.
La pagina Linkedin
La pagina Linkedin aziendale "IRCCS INRCA- lstituto Nazionale Riposo e Cura Anziani" è reperibile all'indirizzo web https://it.linkedin.com/company/inrca---istituto-nazionale-rci overo-e-cura-anziani è gestita dallo Staff dell'ufficio Comunicazione/URP. Funge da canale di condivisione delle iniziative dell'Ente.
II Canale YouTube
II Canale YouTube "lstituto Nazionale Riposo e Cura Anziani" è accessibile all'indirizzo web: https://www.youtube.com/channel/UC9c2LXottJxPDfg663YeuEA
II canale, gestito dall'Ufficio Comunicazione/URP, funge da archivio virtuale per la fruizione di video relativi a conferenze stampa, eventi, interviste, servizi radio-televisivi, videomessaggi, campagne di comunicazione istituzionale, progetti di ricerca. Dei video pubblicati su YouTube è consentito l'embedding (la possibilità di essere incorporati) su siti e blog. I contenuti multimediali pubblicati rispondono ai requisiti tecnici della piattaforma generale di YouTube.
2.7 Licenza
I testi, le fotografie, i video e eventuali altri materiali, sono pubblicati con licenza Creative Commons (Attribuzione - Non commerciale - Non opere derivate 3.0 Italia - CC BY-NC-ND 3.0 IT), e possono essere riprodotti liberamente, citandone la fonte.
Nello specifico, tale licenza consente di: condividere, riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare questo materiale con qualsiasi mezzo e formate.
II licenziante, in particolare, non può revocare questi diritti fintanto che i contenut i rispettino i termini della licenza, sintetizzati nelle seguenti condizioni:
- Attribuzione: è necessario che al contenuto sia riconosciuta una paternità adeguata, attraverso l'indicazione dell'autore o ii titolare dei diritti oggetto della licenza, nel modo da loro specificato o del link ad essi riferibile, e indicare se al contenuto originale sono state apportate delle modifiche;
- Utilizzo non commerciale: non e possibile utilizzare ii materiale per scopi commerciali;
- Non opere derivate: se ii materiale subisce modifiche o trasformazioni; non può essere distribuito;
- Divieto di restrizioni aggiuntive: non possono essere applicati termini legali o misure tecnologiche che impongano ad altri soggetti vincoli giuridici su quanto la licenza consente loro di fare.
2.8 Dichiarazione di esclusione di responsabilità (Disclaimer)
I commenti e i post degli utenti, che sono invitati a indicare ii proprio nome e cognome, rappresentano l'opinione dei singoli e non quella dell'INRCA, che non pu6 essere ritenuto responsabile della veridicità o meno di ciò che viene pubblicato sui canali da terzi.
2.9 Moderazione (lnterazione)
Per moderazione si intende l'interazione tra ii cittadino/utente, attività regolata dallo Staff, preposto alla gestione degli accounts. Non è prevista una moderazione preventiva: tutti gli utenti possono intervenire per esprimere la propria opinione, seguendo le regole del rispetto altrui, dell'educazione e della pertinenza. L'INRCA si riserva il diritto di rimuoverei contenuti che violino tali principi.
Non sono tollerati insulti o atteggiamenti che ledano la dignità delle persone. In particolare saranno rimossi contenuti che:
• promuovano, favoriscano, o perpetrino discriminazioni sulla base del genere, razza, nazionailtà, lingua, religione, opinioni politiche, credo, età, stato civile, status in relazione alla pubblica assistenza, disabilita fisica o mentale o orientamento sessuale;
• presentino un linguaggio inappropriato e/o un tono minaccioso, violento, volgare o irrispettoso, ingannevole o allarmistico;
• presentino contenuti illeciti o di incitamento a compiere attività illecite;
• violino ii copyright o che utilizzino in modo improprio un marchio registrato.
• abbiano un contenuto politico o propagandistico;
• mirino a promuovere attività commerciali con finalità di lucro;
• violino l'interesse di una proprietà legale o di terzi;
• divulghino dati e informazioni personali o che possano cagionare danni o ledere la reputazione a terzi, in violazione della vigente normativa sulla Privacy e dei regolamenti interni in materia;
• presentino contenuti a carattere osceno, pornografico o pedopornografico, o tale da offendere la morale comune e la sensibilità degli utenti;
• contengano spam.
Sono inoltre scoraggiati e comunque soggetti a moderazione, commenti e contenuti dei seguenti generi
• commenti non pertinenti all'argomento pubblicato (off topic);
• osservazioni pro o contro campagne politiche o indicazioni di voto;
• commenti e post scritti per disturbare la discussione o offendere chi gestisce e modera i canali social o altro personale INRCA;
• interventi inseriti ripetutamente;
2.10 Tempi di risposta
Sono apprezzate menzioni, messaggi e domande alle quali lo Staff si impegna a rispondere tempestivamente.
I tempi di risposta possono variare in base alla tipologia della richiesta, che viene fornita grazie al coordinamento con gli uffici competenti relativamente ai contenuti nel limite di 48 ore dalla richiesta o, in caso di festività, entro i primi 2 giorni lavorativi successivi.
I canali istituzionali vengono presidiati, di regola, dal lunedì al venerdì, dalle ore 8.30 alle ore 16.00.
Le pagine e gli account INRCA sui social network non sono canali ufficiali per avere informazioni o inviare segnalazioni o reclami. Per tali finalità è necessario rivolgersi all'Ufficio Relazioni con il Pubblico, all'indirizzo di pasta elettronica urp@inrca.it.
Per dare risposta alle richieste di informazione più comuni, l'INRCA pubblica nel sito web istituzionale http://www.inrca.iUinrca/home.asp e aggiorna regolarmente notizie e dati riguardanti l'attività istituzionale, i servizi, gli atti e tutte le informazioni che possano risultare utili al cittadino, alle lstituzioni, al terzo settore, ai mass media, alle altre Pubbliche amministrazioni agli operatori sanitari e ai dipendenti dell'Azienda.
2.11 Privacy
II trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate. I dati particolari, postati in commenti o post pubblici all'interno delle pagine social dell'INRCA, saranno rimossi.
I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai canali social, saranno trattati nel rispetto delle vigenti normative sulla privacy e, se necessario, l'interessato sarà informato sulle modalità corrette per gestire eventuali richieste.
In nessuno spazio digitale pubblico dell'INRCA sarà ammessa la discussione di casi clinici individuali: trattasi di informazioni altamente riservate, che vanno discusse solo in private con ii personale sanitario.
Nel pubblicare un commento o altro materiale su uno spazio dell'INRCA, si accetta che l'lstituto riproduca ed utilizzi il contributo ove necessario. Di tale condizione sara’ data idonea informativa all'utenza.
3) SOCIAL MEDIA POLICY INTERNA
3.1 Cos'e
La Social media policy interna definisce le regole e i comportamenti che i dipendenti INRCA sono invitati ad osservare rispetto all'accesso agli strumenti e ai contesti dei social media dell'lstituto, mediante i propri account personali e nella gestione degli stessi.
La policy include anche alcune indicazioni per la gestione, da parte dello Staff, di eventuali segnalazioni dell'utenza, anche a carattere di reclamo/encomio.
3.2 Gestione reclami/encomi/segnalazioni
In caso di segnalazioni riconducibili a reclami specifici su possibili disservizi o sull'operato dell'Ente, o di apprezzamenti positivi, l'URP/Comunicazione:
- raccoglie, se necessario, la segnalazione tramite screenshot della pagina web;
- contatta l'Ufficio competente per elaborare la risposta;
- spiega, in caso di reclamo, la ragione del disguido, ed eventualmente illustra le azioni che sono in programma;
- risponde, in caso di encomio, ringraziando da parte della Direzione coinvolta o del Responsabile di UO.
3.3 Condizioni d'uso
Riguardano l'accesso del personale dipendente ai siti di social networking con ii proprio account personale. In tale ambito, ii dipendente deve considerare che, ricoprendo una funzione pubblica, pu6 essere identificato dagli altri utenti de/lo stesso social network come parte del personale INRCA e, come tale, deve impegnarsi a mantenere un comportamento corretto (pag. 31 "Linee Guida per i siti web della PA - Vademecum Pubblica Amministrazione e social media").
Pertanto, oltre a quanta previsto dal D.P.R. 16 aprile 2013, n. 62 - Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici e dal codice Etico comportamentale dell'INRCA, ii personale considera lo spazio virtuale del social network come spazio pubblico e non private, in particolare per quanto riguarda ii lavoro e le tematiche che attengono l'Amministrazione.
3.4 lndicazioni per il personale
Si tratta di indicazioni tese a garantire la salvaguardia dell'lstituto e delle persone che vi lavorano. Nella specifico, in conformità al D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196 "Cadice in materia di protezione dei dati personali", cosi come modificato dal D.Lgs 101/2018 e dal Reg. UE 2016/679, oltre che in conformità ai regolamenti interni, ii dipendente:
- può liberamente condividere, sui propri profili privati, i contenuti diffusi dai canali social dell'INRCA: informazioni su iniziative, progetti, campagne, video, immagini e/o infografiche;
- se sceglie di rendere nota la sua attività lavorativa, è invitato a indicare la qualifica rivestita all'interno dell'Azienda, menzionando !'account istituzionale dell'INRCA qualora fosse presente sullo stesso social network;
- non può aprire blog, pagine o altri canali a nome dell'INRCA o che trattino argomenti riferiti all'attività istituzionale dell'INRCA, senza autorizzazione preventiva;
- non può utilizzare ii logo o l'immagine dell'INRCA su account personali.
- ii nome e la funzione del dipendente non devono essere associabili a forme, anche indirette, di promozione personale, o di pubblicità a favore di aziende produttrici di farmaci, dispositivi medici o assimilati o comunque aventi interessi commerciali in ambito sanitario; in particolare l'eventuale sito o profilo web personale del dipendente non deve ospitare contenuti attraverso cui l'immagine dell'lstituto possa essere danneggiata o utilizzata per fini privati e fuorvianti per gli utenti (Cadice etico comportamentale dell'INRCA).
Ferme restando le ipotesi in cui le violazioni delle sopra indicate regale di comportamento siano fonte di responsabilità penale, civile, amministrativa o contabile in capo all'autore, in conformità al Codice di comportamento dell'INRCA, pubblicato in data 02/03/2017, la violazione di tali regole determinerà una sanzione disciplinare, la cui modalità verrà definita sulla base della gravità della violazione stessa.
II Codice Etico Comportamentale dell'lstituto è consultabile all'indirizzo: https://www.inrca.it/inrca/files!TRASPARENZA/CODICI_DISCIPLINAR1/CODICE%20ETIC0%20COMP ORTAMENTALE%20INRCA%20aggiornato%20con%20det%20n%2018-DGEN-2017.pdf
3.5 Lo stile di comunicazione
Lo Staff adotta uno stile redazionale ispirato ai principi di sobrietà e trasparenza che attengano all'istituzione pubblica. In particolare gli operatori addetti alla gestione degli account devono:
- iniziare la risposta con un ringraziamento o un saluto,
- evitare emoticon e abbreviativi (ad esempio ii simbolo "x" invece della preposizione "per"),
- essere sintetici;
- ridurre la lunghezza dei link che rimandano a siti web tramite programmi appositi (URL shortener);
- non assumere mai toni polemici, anche in caso di reclami o giudizi negativi;
- non lasciare le richieste di informazioni e in generale, i quesiti degli utenti, privi di risposta;
- non eliminare i commenti e i contenuti postati dagli utenti, ad eccezione dei casi espressamente previsti dalla Social media policy esterna (vedi punto 2).
3.6 I contenuti di comunicazione
Lo Staff si rapporta sistematicamente con la Direzione Aziendale per la definizione degli obiettivi della comunicazione e la scelta dei contenuti da condividere, che costituiranno una sezione dedicata del Piano della Comunicazione.
In generale i contenuti presenti nei social network gestiti dall'istituto faranno riferimento a iniziative dedicate alla conoscenza delle attività cliniche, assistenziali e di ricerca dell'lstituto, anche nell'ambito dell'organizzazione e partecipazione a eventi, convegni, congressi, Giornate Mondiali o Nazionali di prevenzione e promozione della salute, nonchè informazioni relative alla storia e alle specificità dell'lstituto.
In ogni caso le immagini utilizzate sono di proprietà dell'Ente o con licenza Creative Commons e quindi non protette da Copyright.
4) NORMATIVA E ATTI DI RIFERIMENTO
Linee guida per i siti web delle Pubbliche Amministrazioni - Vademecum Pubblica Amministrazione e Social Media, previste dalla Direttiva n. 8 del 26 novembre 2009 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'lnnovazione, documento curate da Formez PA;
D.P.R. 16 aprile 2013, n.62 - Regolamento recante codice di comportamento dei dipendenti pubblici;
Regolamento UE 679/2016 e D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196 cosi come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018.
Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione {PTPC) 2019-2021- Allegato n. 5: Codice etico comportamentale dell'INRCA.
REGOLAMENTO APPLICATIVO DEL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI
PERSONAL! ai sensi del Reg. Ue 2016/679 e del(RGPD) D.Lgs.n.196/2003e s.m.i.